Slipp skugg-it med rätt verktyg

Publicerad: 2015-11-23 09:55 | Kategorier:

Utan rätt verktyg för att utföra sina arbetsuppgifter kommer dina medarbetare att använda egna lösningar parallellt med företagets sådana, så kallad ”skugg-it”. Konsumenttjänster som inte är anpassade för företagsmiljön riskerar dock att bli både teknik- och säkerhetsproblem.

När medarbetarna är vana vid en viss nivå av funktionalitet och användbarhet i vardagslivet så är det svårt att erbjuda dem något sämre på jobbet. Om medarbetaren till exempel kan komma åt sina filer var som helst via Dropbox så kommer hen att vilja ha samma möjligheter på jobbet.

Erbjuder ditt företag inte detta finns risken att medarbetaren tar saken i egna händer. Skugg-it innebär att medarbetarna använder andra tekniska verktyg än de av företaget påbjudna.

– Man gör det av välvilja; man vill lösa problemet och göra jobbet enklare, säger Mille Beckman som är Concept Manager för Telia Mobility Management.

Gör som hemma
Många gånger använder medarbetarna tjänster och verktyg som de är vana vid, men eftersom dessa inte är byggda för företag kan det innebära problem säkerhetsmässigt.

– Ta WhatsApp som exempel: Där får du ju frågan om WhatsApp får ta del av din kontaktbok. Som användare är ju det jättebra för då kan du se vilka av dina kontakter som har WhatsApp. Men det innebär samtidigt att dina kontakter ligger någonstans i molnet. Och om du använder din jobbtelefon innebär det att även dina företagskontakter ligger i molnet, förklarar Mille Beckman och tillägger:

– Jag kan inte säga om det är rätt eller fel, men frågan är om företagen är medvetna om detta och om de är okej med det.

Många gånger ligger problemet i att företag tänker ur ett teknik- och kostnadsperspektiv istället för att utgå ifrån den reella användaren och dennes behov.

– För att skapa en framtida digital arbetsplats med ett mobilt arbetssätt måste företaget se till att varje individ har rätt verktyg för att utföra de jobb denne är utsedd att göra. För om det inte finns kommer medarbetarna att lösa det på egen hand, säger Mille Beckman.

Genomtänkt policy krävs
För att företaget ska kunna möta de här utmaningarna krävs en genomtänkt policy för olika typer av användarbeteenden. Hur ska medarbetarna få åtkomst till känsliga dokument? Hur ska mobila enheter hanteras på företaget? Ska medarbetarna få installera vilka appar de vill? De här frågorna behöver diskuteras av företagets alla delar.

– Vi jobbar med företag som kanske har en jättesmart app till sina kunder, men som deras egna medarbetare inte ens får ladda ner till sina telefoner, säger Mille Beckman.

Han tycker att företagen måste anpassa sig till nya sätt att konsumera information.

– Folk använder sina smartphones hela tiden i vardagen, men inte på jobbet. För att få dem att göra det måste vi skapa verktyg för att göra det möjligt. (Se filmen om en säker mobil arbetsplats.)

Och viljan verkar finnas. När Telia ställde frågan till 500 svenska företag vill 70 procent bli mer mobila.

– Den mobila strategin är inget dokument som man skriver en gång och sedan är det klart. Vi vet att det poppar upp nya möjligheter varje dag så det måste vara ett levande dokument, betonar Mille Beckman.

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få det senaste om trender, teknik och digitalt i din inbox.

Tyck till
navigation-arrow-right