Förändrat mötesbeteende leder till effektivare arbetssätt på Uppsala kommun

Uppsala kommun är Sveriges fjärde folkrikaste kommun med drygt 200 000 invånare. Kommunen har drygt 13 000 anställda, med verksamheter över hela staden. Att anställda måste resa mellan kontor på olika platser i staden för att gå på möten har varit resurskrävande för kommunen, både i tid och i pengar.

Uppsala kommun är Sveriges fjärde folkrikaste kommun med drygt 200 000 invånare. Kommunen har drygt 13 000 anställda, med verksamheter över hela staden. Att anställda måste resa mellan kontor på olika platser i staden för att gå på möten har varit resurskrävande för kommunen, både i tid och i pengar.

Uppsala kommun har sedan en tid tillbaka Telia Telemöte Webb, en tjänst från Telia som möjliggör virtuella träffar istället för fysiska möten, men verksamheterna har inte vetat hur de skall använda mötestjänsten på bästa sätt för att skapa ett effektivare arbetssätt. När Martin Holm, systemansvarig på Uppsala kommuns IT-avdelning, tittade närmare på användandet tidigare i år såg han att det bara fanns ett fåtal registrerade möteskonton i hela kommunen.

Tillsammans med kollegor från kommunledningskontoret kom Martin Holm fram till att de behövde hjälp av Telia att informera de olika verksamheterna om vilka möjligheter Telia Telemöte Webb ger och hur tjänsten används på bästa sätt.

- Det första vi gjorde var att se över hur vi kunde marknadsföra tjänsten internt. Vi funderade på att använda intranätet och andra kanaler, men vi insåg att det bästa är komma ut i verksamheten och låta medarbetarna själva få testa tjänsten och bekanta sig med den, säger han.

Uppsala kommun tog därför hjälp av Telia som bjöd in de fyra största verksamheterna i kommunen till en workshop. Syftet med workshopen var att Uppsala kommun skulle få ut maximalt av sin investering för att skapa ett så effektivt arbetssätt som möjligt.

- Förhoppningen var att sprida kunskapen om mötestjänsten inom organisationen och visa på effekterna av att använda tjänsten, nämligen mindre reskostnader, sparad tid och ett mer miljösmart och effektivt arbetssätt, säger Martin Holm.

Totalt deltog 80 medarbetare på workshopen. Medarbetarna lärde sig mer om tjänsten och dess nyttor, fick själva pröva att använda den och kunde komma med frågor. De fick hjälp att öppna konton och många hade med sig en egen PC eller surfplatta där instruktörerna steg för steg kunde visa hur man använder tjänsten på bästa sätt.

- Eftersom vi är så många inom kommunen och verksamheterna skiljer sig ganska mycket åt, är en del väldigt IT-vana medan andra inte alls är IT-vana. Ute i verksamheterna har dock medarbetarna börjat inse att det finns andra, effektivare, sätt att mötas på än att resa över halva staden. I en så stor organisation som vår tar det ganska lång tid innan beteenden förändras, men jag märker av att många är väldigt nyfikna på tjänsten, säger Martin Holm.

Runt om i organisationen börjar nu intresset för Telia Telemöte Webb sprida sig och det är många verksamheter som har efterfrågat fler workshops. Martin Holm och hans kollegor på IT-avdelningen använder nu Telias workshopmodell när man träffar arbetsgrupper runt om i kommunen för att visa dem hur man kan använda Telia Telemöte Webb för att skapa ett effektivare arbetssätt. Antalet registrerade möteskonton är nu 36 och Martin hoppas att det innan årsskiftet ska vara minst 50 aktiva konton.

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få det senaste om trender, teknik och digitalt i din inbox.

Tyck till
navigation-arrow-right