Fördelarna med virtuella möten är många. För att mötet ska bli lyckat krävs mer än bra utrustning – du måste känna till de vanligaste fallgroparna och navigera runt dem. Få inspiration från Harvard!

Det finns en rad fördelar med virtuella möten. Du sparar in på resekostnader, miljön belastas mindre och din dyrbara tid kan användas mer effektivt. Men för att det virtuella mötet ska kunna leverera lika bra som det fysiska finns ett par saker att tänka på.

Allra viktigast för att distansmöten ska fungera är givetvis tekniken, det vill säga en stabil uppkoppling samt fungerande hård- och mjukvara. Annars blir det ju ingen kommunikation överhuvudtaget. Se därför till att din teknik fungerar felfritt och att du förstår hur den ska användas redan innan ditt första möte.

När den tekniska biten är avklarad är det läge att börja tänka på det beteendemässiga. Dessa sju tips som skrivits med inspiration från Harvard Business Review ger en bra grund. 

1. Ge alla deltagare en agenda på förhand
Om alla förstår vilka frågor som ska behandlas och får en chans att förbereda sig innan kan de vara mer närvarande på själva mötet. Många har svårt att höra om ett ämne för första gången, formulera egna tankar om det och sedan uttrycka dem på ett och samma möte. Sånt kan ta tid. Se därför till att mötet har en agenda som alla läser innan.

2. Utse en mötesledare
Alla möten mår bra av en tydlig rollfördelning mellan deltagarna. Under virtuella möten blir det extra viktigt, då det fysiska avståndet gör att närvaron i gruppen sjunker. Därför är det bra om någon ansvarar för att agendan följs och för att alla får komma till tals. Ju fler personer som deltar på mötet, desto viktigare.

För att alla ska vara med på noterna är det bra om mötesledaren börjar med att tala om sin intention, det vill säga att hen avser att se till att agendan följs och att alla kommer till tals. Alla får lättare att slappna av när de vet att vem som ansvarar för mötet.

3. Starta mötet med en presentationsrunda
Inled mötet med att låta var och en presentera sig och berätta om något som händer i deras liv, antingen professionellt eller privat. Något som rör sig i deras tankevärld helt enkelt. Det gör att alla känner sig mer bekväma med att vara aktiva i mötet samt att den emotionella kopplingen mellan deltagarna i teamet stärks. Det gör att jobbet känns mer meningsfullt.

4. Aktivera videoläge och tala långsammare
En stor del av vår kommunikation sker icke-verbalt – via tonläge och kroppsspråk bland annat. Därför är det viktigt att vara extra tydlig under virtuella möten när mycket av denna övriga kommunikation försvinner. En metod är att tala långsammare än vanligt, det underlättar för andra att hänga med och öppnar upp för frågor eller reaktioner. Genom att aktivera videoläget så att ni ser varandra stärks också kommunikationen.

5. Förbjud multitasking
Att kolla mejl, surfa på webben eller småjobba under mötet bör vara förbjudet. För att mötet ska vara så givande som möjligt är det viktigt att alla är närvarande och fokuserade – precis som på ett vanligt möte alltså.

6. Aktivera alla deltagare regelbundet
För att hålla koncentrationen uppe bland alla deltagare, även de som inte pratar så mycket, kan mötesledaren checka in med var och en av deltagarna regelbundet. Förslagsvis sker det i samband med nästa punkt på listan.

7. Samla gruppen efter varje fråga
För att alla ska känna sig delaktiga är det bra om mötesledaren avslutar varje punkt på agendan med att ställa några öppna frågor. Det säkerställer också att det råder enighet i gruppen. Exempel på frågor kan vara: Är det någon som vill addera något innan vi går vidare till nästa punkt? Är alla nöjda med vart vi landade i frågan? Vet vi vem som går vidare i frågan och när det sker?