Vid samtal i verkliga livet används alltid fler nyanser än i ett mejl, eftersom röstens tonfall förstärker orden som sägs. Dessutom finns det utrymme för dialog – avsändaren försäkra sig om att mottagaren har uppfattat budskapet rätt.

Därför gäller det att vara extra noga med tonen i mejl, så att man är tydlig men samtidigt inte riskerar att uppfattas mer negativ än vad som var tänkt. Ett mejl som var menat att vara positivt tolkas nämligen ofta som neutralt, och det neutrala tolkas i sin tur som negativt.

Innehåller mejlet feedback som är kritisk eller på något sätt negativ är det därför extra viktigt hur texten är formulerad, så att inte mottagaren förstorar det negativa. Några tips på hur man kan göra:

• Inled mejlet med någon form av uppskattande kommentar – kanske helt enkelt genom att tacka för något som hen har levererat eller presterat nyligen.

• Ge tydliga förslag på vilka förändringar som skulle kunna vara aktuella, istället för att bara konstatera att det inte blivit tillräckligt bra.

• Undvik däremot att ge direkta uppmaningar. Använd inte en ”gör så här”-ton, utan snarare ”kan du…?”-formuleringar.

• Se till att få in ordet ”än” någonstans, till exempel i en formulering, som: ”Presentationen är inte som jag förväntat mig än”. Det ger associationer till utveckling, snarare än misslyckande.

Källa

Läs också:
Tre knep för smartare möten
10 TED-talks du absolut inte får missa
Bli glömd på Google