2022-06-23

Sitter du bra på stolen? Har du skärmen i rätt höjd? Bra! Då är det dags att se över den mentala ergonomin. Planera, prioritera och fokusera rätt och bli så effektiv som möjligt utan att gå in i väggen.

Kontorsarbete har genomgått en stor förändring under de senaste två åren och våra nya vanor kommer med största sannolikhet att hålla i sig. Fler har fått möjlighet att jobba helt eller delvis hemifrån och har frigjort tid som förr gick åt till att pendla till kontoret. Men med det nya sättet att arbeta har också nya utmaningar tillkommit. När du jobbar hemifrån, på ett café eller tåget är det inte bara den fysiska ergonomin du behöver tänka på. Ännu viktigare än tidigare är den mentala ergonomin; att du kan organisera din arbetsdag så att du känner ett lugn och får något gjort oavsett yttre omständigheter. 

Ingrid Hegg, effektivitetskonsult

Var rädd om din hjärnkapacitet

– Det handlar ytterst om att hitta strategier för ett hållbart arbetsliv. För oss som sitter på kontor är det viktigaste att vara rädda om vår hjärnkapacitet. Ditt arbetsminne är det du använder för att fokusera och koncentrera dig, prioritera, planera och tidsuppskatta. Då gäller det att du inte slösar på bandbredd, säger effektivitetsexperten Ingrid Hegg som utbildar företag, kommuner och organisationer i personlig effektivitet och Time Management.

Det första Ingrid Hegg lyfter fram är planering. När du har bestämt på förhand vad du ska göra och hur du ska disponera din tid är det mycket lättare att få något gjort. 

– Jag brukar göra en veckoplanering på fredag morgon inför kommande vecka. Då får du lättare syn på vad som är viktigt och har dessutom möjlighet att planera in fokustid för dig själv innan andra bokar upp din tid med möten. 

Mer skärpt på morgonen

Arbetsuppgifter lämpar sig olika bra för olika platser och olika tider på dygnet. Uppdragets komplexitet avgör tiden på dygnet: ju svårare och komplexare uppgift, desto tidigare på dagen ska du göra den. Komplexa arbetsuppgifter kräver även att du får jobba ostört, vilket för de flesta är lättare hemma. 

Efter lunch är vi mer sociala och då passar det bra att lägga möten. Men för att möten inte ska bli ineffektiva tidstjuvar som många upplever att de är gäller det att verkligen utnyttjar tiden man ses maximalt. Nu när folk inte är på kontoret lika ofta behöver vi använda mötestiden till mer än bara dela information. Passa på att umgås och bygga tillit, vilket är viktigt för samarbetet och teamkänslan på kontoret.

– När jag håller utbildningar ser jag till att ha pauser så att deltagarna har tid att prata och diskutera med varandra. Och boka inte in möten ”back to back”; högst 50-minutersmöten, sen tio minuters paus så att du hinner ladda om inför nästa möte.

En sak i taget

Planering handlar också om att prioritera. Två saker kan inte vara lika viktiga, du måste bestämma dig för vilken du ska göra först. 

– När du jobbar med något ska du ha fokus på en sak i taget. Din hjärna kan bara ha en process åt gången; att multitaska och hoppa mellan processer drar energi och tid. Det kan ta upp till 20 minuter att komma upp i fokus efter att du bytt uppgift eller blivit avbruten. 

Om du har många projekt igång samtidigt så hanterar hjärnan det genom att upprepa listan över saker om och om igen, den välbekanta känslan av att det ”går runt i huvudet”. Då gäller det att avlasta arbetsminnet. 

– Lyft ut uppgifterna ur arbetsminnet till en tydlig att-göra-lista, som helst är kategoriserad och prioriterad. Microsoft OneNote är det bästa som uppfunnits sedan champagnen! Där kan du tömma all typ av information så att du slipper ha det i huvudet. 

Ta en paus!

För att få något gjort måste du ha fokus och kunna jobba ostört. Det enklaste du kan göra är att stänga av alla aviseringar på datorn och i telefonen. 

– Bestäm själv hur ofta du ska kolla mejlen eller vara tillgänglig på chatten, och lita på att om det brinner så ringer man. 

Ingrid Heggs avslutningstips är: ta pauser!

– Frontalloben blir snabbt trött och det bästa du kan göra för din hjärna är att ta en paus. Inte kolla mejlen, inte kolla sociala medier, utan prata med en kollega, titta ut genom fönstret, spela pingis!

Frontalloben blir snabbt trött och det bästa du kan göra för din hjärna är att ta en paus.