Allt fler företag och organisationer börjar anamma ett aktivitetsbaserat arbetssätt, vilket delvis är en lokalfråga; det handlar om att säkerställa att det finns olika typer av miljöer som är anpassade för skilda arbetssituationer.
Men det är också en fråga om metoder och företagskultur, det vill säga att möjliggöra och uppmuntra ett arbete som inte är beroende av att man sitter vid sitt fasta skrivbord hela tiden.
– Det finns stora möjligheter till förbättrad effektivitet och produktivitet, speciellt när man kan kombinera moderna lokallösningar med rätt hårdvara och program. Men när man väl har gjort investeringarna gäller det att verkligen tillvarata de nya möjligheterna, säger Mille Beckman, konceptansvarig hos Telia för den digitala arbetsplatsen.
Ökad samverkan och flexibilitet
Möteskulturen är en av de aspekter som man bör se över, speciellt nu när det finns moderna verktyg att dra nytta av.
– En viktig grundinställning är att ”gå på möte” inte ska vara synonymt med att man går in i ett speciellt rum och stänger dörren. Det krävs en ökad grad av samverkan i dagens arbetsliv, samtidigt som man strävar mot mer flexibla arbetsmetoder. Den kombinationen gör att vi måste ha en ny attityd till möten, säger Mille Beckman.
Digitala metoder och arbetssätt gör det till exempel möjligt att korta ner mötestiderna, vilket nästan per automatik ökar effektiviteten.
– Ett digitalt möte brukar alltid vara mer rakt på sak, det faller sig naturligt. Dessutom är inte startsträckan lika lång, man kan lättare hitta en mötestid passar deltagarna eftersom de inte behöver befinna sig på samma plats.
Inte behöva ursäkta sig
Det behöver i och för sig inte vara så att alla sitter på olika håll och är uppkopplade mot varandra, mötet kan mycket väl bestå av några deltagare i ett mötesrum och andra som deltar digitalt.
– För att det ska fungera fullt ut så behöver det vara ett helt naturligt val. Deltagare ska därför inte behöva leta efter ett sätt att koppla upp sig mot mötet, så skicka alltid med en digital mötesmöjlighet för att ansluta till mötet i alla kallelser. Man ska dessutom aldrig behöva ursäkta sig för att man ”bara” är med digitalt.
Kroppsspråket viktigt
Mille Beckman understryker samtidigt att det i vissa fall kan vara mycket värdefullt att deltagarna är antingen fysiskt närvarande eller deltar via en högkvalitativ videoutrustning.
– Det är trots allt mycket som sägs med kroppsspråket, och i en del möten kan det vara extra bra att få med även den typen av kommunikation. Det gäller till exempel vid ett uppstartsmöte i ett projekt. Men den som deltar virtuellt måste då synas ordentligt, det räcker antagligen inte att förlita sig på mobilens videofunktion.
När projektet har kommit längre och det behövs möten för avstämning eller uppföljning kan man återgå till de friare mötesformerna, menar han.
Investeringarna redan gjorda
Mille Beckman ser tendenser till att företag plockar bort teknik som kan användas vid möten, med argument som att ”videokonferensutrustningen stod mest och dammade” eller att ”användarna tyckte det var krångligt, det var mycket lättare att bara ringa in”.
– Men faktum är att många företag redan har gjort de hårdvaruinvesteringar som behövs för att effektivisera möten, men nu gäller det att någon tar ansvar för att det ska användas.
”Det får it fixa” är ofta en inställning han stöter på gällande denna utrustning.
– Men det måste involvera fler än så i organisationen, inte minst HR. Det är en arbetsmiljöfråga, och dessutom något som skulle kunna förbättras väsentligt med hjälp av utbildningsinsatser.
Boka kortare möten
Ett enkelt knep för att förbättra möteskulturen – oavsett om man använder digitala verktyg eller ej – är att gå ifrån de klassiska 60-minutersbokningarna.
– Det är inte ovanligt att man har back-to-back-möten, det vill säga att de följer på varandra utan paus. Så ser även min vardag ofta ut. Men om man då måste förflytta sig mellan möteslokaler så är man tvungen att antingen gå tidigare eller komma senare – och dessutom utan att ha hunnit ställa om mentalt till det nya ämnet.
Genom att istället lägga in möten som är 40 minuter långa finns det en lucka som gör att tiden kan utnyttjas bättre – och dessutom visar erfarenheten att man brukar få lika mycket gjort på den kortare tiden, konstaterar Mille Beckman.
Foto: Johnér / Maskot bildbyrå
Läs också
Feedback för hållbara samhällen
Förtroende ger nöjda medarbetare
Rörlig bild kan öka samverkan