Allt fler kontor inreds utan fasta individuella platser för medarbetarna. Modellen kallas aktivitetsbaserad arbetsplats eller flexkontor och bygger på att vi ska kunna välja vilken miljö och vilket sammanhang vi vill sitta i beroende på vad det är för uppgifter som ska utföras.

De aktivitetsbaserade kontoren har därmed gott om ytor som både möjliggör och uppmuntrar samarbete. Det är en naturlig följd av hur många yrkesroller har förändrats, där just samverkan och kreativa möten är en viktig del – och då betyder ”möten” mycket mer än att gå iväg och sätta sig i ett konferensrum en timme eller två.

De öppna och modifierbara ytorna gör också att det går att arbeta flexibelt och agilt genom att låta uppgifter lösas i projekt som kan dras igång med kort startsträcka. Allt detta medför att den tidigare modellen med egna skrivbord eller rum inte längre är särskilt gångbar.

25 procent av platserna användes
Microsoft räknas med rätta till pionjärerna när det handlar om aktivitetsbaserade arbetsplatser. År 2011 gjorde Sverigekontoret i Akalla en rejäl översyn och fann att nyttjandegraden av de 650 medarbetarnas egna skrivbord visade sig vara så låg som 25 procent. Det berättar Henrik Byström, affärsområdeschef för Office, Microsoft Sverige.

– Visst, möjligheten att spara lokalyta är helt klart en av fördelarna med att gå över till en aktivitetsbaserad arbetsplats. Men det får inte vara huvudsyftet, då blir det svårt att förankra förändringen hos medarbetarna. Man måste också se till arbetssätt, kultur och inte minst tekniken, säger han.

För det gäller att vara medveten om att det är en stor förändringsresa som väntar företaget och individerna, understryker Henrik Byström. Han beskriver hur mottagandet av en förändring av det här slaget brukar fungera: som popcorn som poppas i en påse i mikron.

– Vissa poppar snabbt, det är de 20 procenten av medarbetarna som direkt upplever att det är positivt och spännande. Efter ett tag är det kanske 60 procent som poppar på ganska kort tid. När timern piper är det alltid några som inte har poppat – och då gäller det att inte bränna dem genom att köra för hårt.

Kan vara innovativa på kontoret
Efter ombyggnaden är beläggningen betydligt högre på de arbetsplatser som finns att tillgå på Microsofts kontor, vilket inte enbart beror på att det är färre platser än tidigare.

– Numera ägnar vi faktiskt större andel av vår arbetstid på kontoret. Förut lämnade man kontoret när man skulle arbeta kreativt. Nu kommer man hit för att lättare kunna lösa problem och vara innovativ, säger Henrik Byström.

Foto: Johnér / Anna Roström

TIPS! Dags för aktivitetsbaserat kontor?

Några framgångsfaktorer:
• Se till att förändringen är förankrad i god tid innan den sker.

• Måla upp en tydlig vision och målbild.

• Förankra varför, hur och vilken effekt förändringen har.

• Skapa transparens och delaktighet i projektet.

Microsoft lägger stor vikt vid att förändringen består av tre delar, som alla måste tas med beräkningen: teknik, plats, människa.

Ett modernt kontor är inte ”hugget i sten”, det förändras regelbundet utifrån nya behov och förutsättningar.

Några av utmaningarna:

• En del medarbetare känner att de ”förlorar sitt skrivbord” om det är ett starkt fokus på effektivisering – det gäller att tänka på att tillföra mervärde.

• I de små arbetsgrupperna kan man tappa lite teamkänsla, vilket kan lösas med ”hemvister” eller schemalagda gruppaktiviteter – som gemensam lunch minst en gång i veckan. Nya, unga medarbetare kan gå med en mentor för att komma in i gruppen.

• Ledarskapet måste förändras och bli starkt fokuserat på resultat. Det gäller att hitta strukturer för att stötta medarbetare vid behov.

Källor: Microsoft m.fl.

Läs också
Feedback för hållbara samarbeten