Det sker en stadig förändring bland företag i de flesta branscher, från ”remote friendly” till”remote first”.1 Tidigare har man ansett att distansarbete eller distansdeltagande på ett möte är en möjlighet – något som accepteras. Nu här det istället många gånger utgångspunkten – att alla lika gärna ska kunna vara på distans som inom kontorets väggar för att utföra sina uppgifter eller vara delaktiga i möte.
Ny teknik gör det bland annat lättare för medarbetare att få ihop livspusslet, och faktum är att åtta av tio anställda under 30 år att möjligheten till flexibelt arbete är avgörande för valet av arbetsgivare. Redan 2013 hade mer än vartannat svenskt företag anställda som jobbade hemifrån, och i Storbritannien förutspås distansarbete vara normen år 2022.2
Bekväm med modern teknik
Detta innebär nya utmaningar för dagens ledare, även om grunden för ledarskapet fortfarande är detsamma:
– Ledaren måste av medarbetarna upplevas som närvarande och tillgänglig. Det krävs tydlig kommunikation och det nya är att man måste känna sig bekväm med modern teknik. Det går inte att förlita sig på e-post, utan man bör behärska kommunikationskanaler som Skype, Whatsapp, Basecamp, Messenger och Yammer, säger Darryl Finnell, utbildare och konsult på Framfot Företagsutbildning.
Det är också – precis som tidigare – viktigt att kunna skapa en teamkänsla, trots att teamet inte är samlat rent fysiskt.
– Först och främst måste ledaren ha en tydlig idé om vart teamet är på väg – det vill säga en vision – annars blir det svårt att skapa en ”vi-känsla”. Sedan är det viktigt att ha definierat och kommunicerat de olika rollerna i teamet.
Tydliga och uttalade mål
Överhuvudtaget visar det sig mycket av hemligheten bakom att kunna leda på distans handla om tydlighet och kommunikation.
– Det är helt klart en utmaning att kunna ge feedback och coachning till människor som man inte känner så väl, och som man inte regelbundet ser i olika arbetssituationer. Men genom att följa upp varje individ utifrån tydliga och uttalade mål kan man bygga upp en relation och även fånga upp eventuella varningssignaler om någon inte mår bra.
Något som är viktigt att ha ett vakande öga på är att medarbetarna inte arbetar för mycket – risken att de slöar när de arbetar på distans har visat sig vara betydligt mindre.
– Det gäller att ha medarbetare som jobbar effektivt, så att de inte enbart jobbar hårt. Det handlar till stor del om mål även här. Min erfarenhet är att de allra flesta inte vet vad som förväntas av dem i sitt arbete. De försöker att vara duktiga och gissa sig till vad som är viktigast för stunden. Det är en energislukare utan motstycke.
Förväntningar från yngre
Även om nu moderna kommunikationsverktyg är något dagens ledare behöver behärska, så är det inte de tekniska lösningarna som man ska fokusera på, menar Darryl Finnell.
– Regelbundna och täta kontakter med alla i sitt team är nödvändigt, inte minst är det något som den yngre generationen medarbetare förväntar sig. Det kräver tekniska verktyg, men det är inte i den ändan man ska börja: först måste grunderna finnas på plats, med hjälp av ”analoga” verktyg som målstyrning, handlingsplaner och liknande, säger han.
Led på distans
Darryl Finnell på utbildningsföretaget Framfot ger sina bästa tips:
1. Börja med grunden. Sätt tydliga mål på individnivå för varje medarbetare.
2. Var närvarande och tillgänglig. Välj dina medier och kommunicera när och hur du är nåbar.
3. Bestäm ett antal tillfällen per år när hela teamet träffas. Dessa tillfällen ska vara obligatoriska (och efterlängtade!).
4. Se till att besöka varje medarbetare några gånger per år.
5. På hemmaplan: Håll regelbunden och tät kontakt med de kommunikationsverktyg som passar er bäst.
Foto: Johnér bildbyrå / Peter Rutherhagen
Läs också:
Knepen som förenklar verksamheten
Mjuka värden allt viktigare på arbetsplatsen
Det nya ledarskapet