Innovationskraft och agilitet – att snabbt kunna byta riktning – har blivit viktiga komponenter i de företag som vill nå framgång. Detta kräver i sin tur att processer och metoder är så strömlinjeformade som möjligt. All komplexitet måste skalas bort, för målet är enkelhet.
Det menar Lisa Bodell, grundare av Futurethink och författare till bland annat boken Why Simple Wins. Hon konstaterar att alla har förmågan att förenkla, men att det gäller att bestämma sig för att göra det. Och att vara medveten om att förenkling också innebär förändring.
– Även om alla kan förenkla så betyder det inte att det är lätt. Vi är inte vana vid att ifrågasätta hur och varför vårt jobb utförs på ett visst sätt. Att förenkla är också förenat med ett visst risktagande, för det känns alltid säkrare att göra som vanligt och att inte ta bort arbetsmoment eller processteg, säger hon.
Det finns en gyllene regel i arbetet med att förenkla en verksamhet, enligt Lisa Bodell: ”Jag ska värdera andras tid så som jag förväntar mig att de ska värdera min tid.” Det handlar alltså om att ha respekt för medarbetarnas tid.
Tips
Här följer ytterligare några råd från henne till den som vill välja ”den enkla vägen”:
• Eliminera en befintlig aktivitet innan du lägger till en ny.
• Belöna medarbetare som identifierar överflödiga uppgifter, projekt eller policydokument.
• Se organisationen och arbetsstrukturen utifrån; vad skulle en nytillträdd vd uppfatta som den största tidstjuven och det mest överflödiga ni gör?
• Fundera över (och diskutera) frågan ”Vad skulle hända om vi inte…?”. Fyll på med olika uppgifter inom verksamheten och gå igenom vilka konsekvenser skulle det få – rent konkret, i praktiken?
• Gör en översyn av mötesstrukturen regelbundet, utse en grupp som får ansvar för detta (men plocka bort något annat från dem samtidigt!). Tänk också på att ett möte ska inledas med att definiera mål och avslutas med att sammanfatta en konkret aktivitetslista.
• Låt en annan grupp se över rapportstrukturen i verksamheten regelbundet.
• Var noga med att definiera medarbetarnas roller utifrån resultat, inte uppgifter. Det är inte vad de gör som ska mätas, utan vad de åstadkommer.
• Arbeta medvetet för att minska skadan av en av de stora tidstjuvarna: e-posten. Tre enkla tips: I de meddelanden som enbart är för kännedom, skriv NNTR (No Need To Respond) i ämnesraden. Skriv korta meddelanden som man inte behöver skrolla igenom (ett ämne per meddelande!). Skriv ännu kortare: använd bara ämnesraden i mejlen.
• Tänk på att det inte räcker med att sätta upp teorier om nya arbetssätt. För att det ska ge resultat måste man förändra beteenden. Det effektivaste sättet att göra det är att, som ledare, föregå med gott exempel.
• En kultur som strävar mot att förenkla hjälper oss att komma åt de uppgifter som är väsentliga. Och kultur är det jobb som du gör varje dag. Gör förenkling till en vana.
Lisa Bodell med Digitalisterna – Telia Connect2Business 2017
Här kan du se när Lisa Bodell gästar Digitalisterna på årets Telia Connect2Business. Välkommen att även återse eller uppleva eventet på www.telia.se/c2b.
Läs också
Det enklar vinner alltid
Världsunik lösning för digital flygledning
Så gynnas vården i Kalmar län