Skapa rutiner för att må bra och prestera på det virtuella kontoret

Hur ser en vanlig dag ut? Fram till mars 2020 innehöll svaret på den frågan för de flesta yrkesarbetande personer att de åkte till jobbet. Vi hade möten med kollegor och kunder där alla var i samma rum, och vi mötte blicken och läste av varandras kroppsspråk.

När vi mötte chefen vid kaffeapparaten kunde vi ställa en spontan fråga och hen passade på att kolla läget med det där projektet vi jobbade på. Ett annat vanligt inslag var att äta medhavd lunch eller på restaurang tillsammans med kollegorna. Vid arbetsdagens slut åkte vi hem, kanske via gymmet, mataffären eller förskolan.  

Många upplever miljöombyte och möten med människor som en källa till energi och påfyllnad, och att transporten mellan hemmet och arbetsplatsen underlättar transitionen och avgränsningen mellan jobb och fritid. Pandemin har vänt upp och ner på en hel del av de strukturer vi är vana vid, och otydlighet och ovisshet kan upplevas som stressande.  

– Om vi saknar förutsägbarhet och kontroll riskerar vi att leva som i ett undantagstillstånd där vi tappar engagemang, motivation och känsla av mening, säger leg. psykolog Lars-Johan Bastås som arbetar med utveckling av organisationer och grupper.   

Genom att etablera nya rutiner i vardagen får vi fast mark under fötterna. Arbetsstrukturer ger oss en ram att förhålla oss till och arbetsidentiteten kan fungera som ett skydd och en stärkande roll. Lars-Johan tipsar om att det finns saker vi kan göra för att skapa rutiner, som att klä på sig arbetströjan, sminka sig på samma sätt som om man ska till den fysiska arbetsplatsen eller att bokstavligen ge sig ut och gå ”en promenad till arbetet” efter det att morgonbestyren är avklarade. Det ger ställtid och kan fungera som en övergång mellan det privata och jobbet. 

– Varje individ behöver skapa en struktur som fungerar för dem. Vad behöver jag för att gå i roll och för att övergången mellan arbete och fritid ska kännas mjuk? Och vilken kultur kan jag skapa i mitt kök eller vardagsrum? Fråga runt hur andra gör, säger Lars-Johan.   

Ett nytt ledarskap 

Den nya vardagen ställer andra krav på den som leder arbetet. För att vi människor ska må bra och prestera räcker det inte för oss att bara utföra våra uppgifter. Vi behöver också en känsla av social kontakt och meningsfullhet i arbetet. Ledaren har ett viktigt uppdrag att säkerställa att känslan av gemenskap och syfte följer med från den fysiska arbetsplatsen till den digitala.  

Jonna Rosendal arbetar som claimscenter-chef för motorskador på Trygg Hansa i Malmö och hennes team består av 6 gruppchefer och 84 kundtjänstmedarbetare. Inom loppet av en vecka övergick alla medarbetare, som tidigare enbart jobbat från kontoret, helt till distansarbete.  

– När alla flyttade hem var det lika viktigt att få tekniken att fungera och att skapa en struktur för hur vi skulle mötas. När det gällde kommunikationen kände vi att det viktigaste var att komma igång och tänkte att vi kunde uppdatera våra mötesrutiner under resans gång. Men det har visat sig att strukturen vi satte där i mars 2020 har fungerat väldigt bra, säger Jonna.  

Alla börjar morgonmötet med kameran på 
Varje morgon har Jonna en check-in på fem minuter med sina gruppchefer, och de har samma upplägg med sina grupper. De bestämde att alla ska ha kameran påslagen i början av mötet så att de kan se varandra. På eftermiddagen avrundar de dagen med en utcheckning där de pratar om hur dagen har varit, men öppnar även upp för vanligt ”fikarumssnack”.   

– Den där minuten på morgonen när vi vinkar till varandra, innan vi börjar prata om jobbet som ligger framför oss, är jätteviktig. 

Gruppcheferna har enskilda timmeslånga telefonmöten med sina medarbetare varannan vecka, och medarbetarna uppmuntras att ta en promenad under samtalet. Ledarna är tydliga med att det är frivilligt att gå ut och röra på sig, men är själva ofta ute under mötet för att visa att det är okej.  

– Det är ett väldigt konkret sätt för oss att uppmuntra till goda vanor och hälsa. Vi är också ännu mer noga än tidigare att inte bara ställa arbetsrelaterade frågor utan även prata om hur medarbetaren mår.  

En ledare som får saker gjorda 
Jonna beskriver sig själv som en person som är hands-on, och just att vara en person som får saker att hända är en egenskap som lyfts fram som viktig för att leda på ett framgångsrikt sätt i den virtuella världen. När hon blickar tillbaka ser hon att de var snabba med omställningen och att de prioriterade rätt som valde att ge strategiska frågor mindre utrymme under en period och istället fokusera på krishantering.  

Utifrån den erfarenhet Jonna har idag skulle hon haft en större variation i dialogen vid ett tidigare skede och har under resans gång reflekterat allt mer kring hur de kan vrida upp volymen på det som är roligt. Idag lägger hon och kollegorna mer krut på att skapa positiva och oväntade inspel där de bjuder på sig själva och skojar med varandra.  

– Under den här resan har vi varit modiga och vågat testa olika saker, och jag tror att det har varit en framgångsfaktor. Hellre två steg tillbaka än ingenting alls. Det finns ett lärande när det går fel, som inte finns när man trampar vatten. Feedbacken vi fått från medarbetarna är att de tycker att vi har ställt om ledarskapet på ett bra sätt.  

Så hur blir det på framtidens arbetsplats? Studier visar att många av oss vill fortsätta ha möjligheten att jobba på distans, men vad säger arbetsgivarna? 

*  Internetstiftelsen, 2020: Svenskarna och Internet
** Global work from home experience survey
*** The Remote Lab, 2020: Attityder i en ny tid.