2022-06-23

Hybridkontoret har många fördelar, men utan en genomtänkt plan för vilket arbete som ska utföras var finns en risk att mer svårmätbara värden som tillit, samarbete och innovationskraft minskar. Det menar arbetslivsforskaren Gisela Bäcklander.

Hybridkontoret är på allas läppar och ses som den naturliga symbiosen mellan det tidigare fokuset på kontorsarbete och den ökade graden av arbete från hemmet under pandemin. Men den hybrida lösningen riskerar att skapa en ”virtuellt först”-modell som man inte hade tänkt, för när man inte kan räkna med att kollegorna är på kontoret kommer samarbetet i alla fall att bli virtuellt. Det skrev Gisela Bäcklander, postdoktor på institutionen för lärande, informatik, management och etik på Karolinska Institutet, och Kristina Palm, docent, verksam vid Karolinska Institutet och Karlstads universitet, i en debattartikel i Svenska Dagbladet den 23 augusti förra året. Nu när hybridkontoret är verklighet är frågan: har det blivit som forskarna befarade?

– Det är min uppfattning att det har blivit så. Man upplever att om man åker in till kontoret och ingen är där, varför ska jag åka dit? säger Gisela Bäcklander som just nu forskar om hur pandemin påverkade vårt kontorsarbete. 

Gisela Bäcklander, arbetslivs- och organisationsforskare

Hemarbete mer än bara bekvämt för individen

Problemet som hon och Kristina Palm målade upp är att företag ofta ser frågan om var medarbetarna ska utföra sina arbeten som individens val; vad som är mest bekvämt eller vad som funkar bäst för ”livspusslet”. Men var medarbetarna befinner sig påverkar långt mer än så; allt från samarbetsförmåga och företagets innovationskraft till hela företagskulturen. 

– En stark företagskultur bygger på att man träffas och interagerar med varandra. Om man är omgiven av andra människor som beter sig på ett visst sätt tar man till sig det beteendet mycket snabbare än om man sitter i ett Zoom-möte, säger Gisela Bäcklander.

En effekt av distansarbete är inte nödvändigtvis att vi kommunicerar mindre, men att vi tenderar att kommunicera i våra givna ”stuprör”: 

– Inom en arbetsgrupp där vi redan gillar och litar på varandra kan man ha ett bra informellt snack även i videokonferensen. Men watercoolersnacket; att träffa folk som man inte jobbar med dagligen och utsättas för nya intryck som man inte hade fått annars, det är svårt att uppnå digitalt. Det har gjorts försök med digitala mingelevent, men det är något annat än att av en slump träffa någon vid kaffemaskinen och gå därifrån med en ny affärsidé, säger Gisela Bäcklander.

Tillit nyckel till samarbete

Tillit är en annan viktig men svårmätbar framgångsfaktor för ett företag. För att en arbetsgrupp ska kunna samarbeta krävs att medarbetarna litar på varandra. Det innebär att ju snabbare tillit uppnås, desto snabbare kan arbetsgruppen skapa värde för företaget, för att uttrycka sig i företagsekonomiska termer. 

– Att gilla varandra är närbesläktat med tillitskänslan. Om vi gillar varandra tenderar vi att tolka den andra mer välvilligt. Då kan vi uttrycka oss lättare och snabbare och behöver inte väga varje ord på guldvåg för att vi är rädda att missuppfattas. Det är något som underlättar jättemycket för kommunikationen och att utveckla nya idéer, säger Gisela Bäcklander. 

I hennes forskning har många vittnat om att då det är en mycket rikare upplevelse att träffa en person i verkligheten är chansen att man börjar gilla varandra större än när man träffas i ett videosamtal. 

– Den faktorn ska man inte underskatta när det gäller att bygga en organisation, säger hon.

Spelregler för hybridkontoret krävs

Gisela Bäcklander vill betona att hon i sin forskning inte tar ställning för eller emot distansarbete, men för att ett företag ska kunna få maximal nytta av det nya hybridkontorslandskapet har hon två råd:

– För det första ska man fundera över vad i verksamheten som verkligen gynnas av att medarbetarna träffas i verkligheten och interagerar med varandra. För det andra ska man på arbetsgruppsnivå diskutera vad man vill ha för spelregler för hybridkontoret. När vi kallar till ett möte exempelvis; utgår vi då ifrån att det sker på plats, digitalt eller kan folk göra som de vill? Vi måste utveckla normer och ett sätt att prata om det här för att det hybrida ska fungera smidigt.

Vi måste utveckla normer och ett sätt att prata om det här för att det hybrida ska fungera smidigt.