Hybridarbete är ordet på allas läppar efter en tid som förändrat våra arbetsvanor och gjort distansjobb vanligare än någonsin. Här ger experten inom digital förändringsledning, Mille Beckman, sina sju bästa tips på hur du anpassar dig till den nya verkligheten.

1. Gör dig redo
Tänk igenom vad du behöver göra för att kunna jobba hemifrån eller på annan plats under en kortare eller längre period. Ta en extra titt i förvaringen på arbetsplatsen och glöm inte dator med tillbehör. Dubbelkolla tekniken. Se till att saker som VPN-tjänsten fungerar och att du har tillgång till rätt system. För dig som arbetsgivare är det viktigt att dubbelkolla så dina IT-system faktiskt klarar av att många medarbetare jobbar på annan plats än den fysiska arbetsplatsen.

2. Använd chatt
Försök att använda chattverktyg när du jobbar på distans, särskilt för all den där löpande dialogen med kollegorna. Undvik mejlen för det kan lätt leda till en uppsjö av meddelanden som översvämmar kollegornas inkorgar och leder till onödig stress hos dina kollegor.

3. Ryck plåstret för video
Det är dags att våga rycka plåstret för videokonferenser som i praktiken handlar om att dra bort den där lilla klisterlappen många av oss har för kameran på datorn. Varför då kan man fråga sig? Förutom att det tvingar dig ur pyjamasen så tilltalar videokonferenser flera av våra sinnen och skapar därmed förutsättningar för effektivare möten. Kort och gott: när du är i bild så är du mer alert och fokuserad. Dessutom förväntar sig allt fler medarbetare videokonferens som förstahandsval för möten på distans. Det är inte så konstigt. Video är i dag ett naturligt inslag i den digitala kommunikation mellan människor på sociala medier och i mobilen, inte minst bland yngre generationer.

4. Som mötesledare
Är du mötesledare för ett distansmöte så underlättar det om du sitter för dig själv. Speciellt om mötesdeltagarna deltar från flera olika platser, både på kontoret och hemma. Är du som mötesledare på kontoret så kan det kännas konstigt att sitta själv men risken är annars att deltagarna upplever det som två möten, ett för dem i rummet på kontoret och ett annat för dem som deltar på distans. Tänk också på dem som deltar på distans – fråga med jämna mellanrum om de som medverkar per telefon eller video har något att tillägga.

5. Prata inte bara jobb
Se till att lämna utrymme för lite social tid på distansmötena. Kläm 5-10 minuters fikasnack.

6. Visa synlighet
Blocka inte kalendern. Försök att få in lite förutsättningslöst snack med kollegor under dagen. Visa sa att du är ”ledig” i de interna verktyg ni har, till exempel ”grön” i Skype. Vid distansarbete handlar det lika mycket om att andra ska kunna nå dig.

7. Ledarskap och medarbetarskap
För dig som ledare på distans är mer kontinuerlig uppföljning med teamet viktigt, särskilt om det rör sig om längre tidsperioder då du inte träffar medarbetarna rent fysiskt.

Mille Beckman, expert inom digital förändringsledning.

Rätt verktyg i verktygslådan

Att skapa en trivsam miljö och effektivt arbetssätt på distans handlar lika mycket om beteende som om teknik. Men tillgång till rätt verktyg är självfallet viktigt. På Telia erbjuder vi mötestjänster till våra kunder – men vi är också storkonsumenter av dem själva (faktum är att flygresandet hos Telia under de senaste 20 åren har minskat med 84 procent och vi har 200 gånger fler videomöten nu än för ett decennium sedan). Här är ett gäng tips från vår egen verktygslåda på Telia:

Beslutsångest
Telemöte, webbmöte eller högkvalitativa videomöte? Matcha ditt behov med rätt lösning. Vi har samlat alla Telias mötestjänster på ett ställe.

Smart lösning för effektivt samarbete
Office 365 ger dig tillgång till en uppsättning välbekanta och professionella verktyg som passar oavsett om du arbetar hemma eller är ute på uppdrag. Här ingår även populära mötes- och samarbetstjänsten Microsoft Teams. 
Behöver du uppstartshjälp så kan en av våra Personliga Tekniker hjälpa till med det. Är du företagare och har mobilabonnemang från Telia så ingår fri surf för Office 365. 

Nå alla medarbetare samtidigt
Telia Workflow är en smart tjänst för arbetsgivare som vill nå ut till hela organisationen samtidigt, oavsett om det är via sms, mejl eller appmeddelanden.

Fler tips för bättre samarbete
Smart Arbetsliv är en plats på Telia.se där vi samlar kunskap och tjänster för effektivt samarbete, möten på distans och flexibla medarbetare. Den här sidan riktar sig till alla er som är proffs och som jobbar med utveckling av arbetsplatsen med tillhörande tjänster. Fullmatad med inspiration, guider och rapporter.

Att tänka på
Var försiktig med att använda mötestjänster du hittar på webben. Se till att göra lite detektivarbete innan du väljer tjänst. Är tjänsten säker? Hanteras din data på ett säkert sätt? Har du inte tid eller kunskap själv så ta kontakt med din IT-leverantör för råd.

Du som arbetar på ett stort företag eller i en stor organisation: Det finns ofta mötestjänster tillgängliga direkt i din dator eller mobil. Du kan också fiska efter mer information på intranätet.