7 tips för bättre distansmöten

Fördelarna med virtuella möten är många, speciellt på sommaren när distansarbete lockar. Men för att mötet ska bli lyckat krävs mer än bra utrustning – du måste känna till de vanligaste fallgroparna och navigera runt dem. Bli expert med dessa tips från Harvard.

Det finns en rad fördelar med virtuella möten. Företaget sparar in på resekostnader, miljön belastas mindre och nyckelkompetenser inom organisationen kan användas mer effektivt. Men för att det virtuella mötet ska kunna leverera lika bra som det fysiska finns ett par saker att tänka på.

Allra viktigast för att distansmöten ska fungera är givetvis tekniken, det vill säga en stabil uppkoppling samt fungerande hård- och mjukvara. Annars blir det ju ingen kommunikation överhuvudtaget. Se därför till att tekniken i organisationen fungerar och att alla användare förstår hur den ska användas.

När den tekniska biten är avklarad är det läge att börja tänka på det beteendemässiga. Dessa sju tips som skrivits med inspiration från Harvard Business Review ger en bra grund.

1. Ge alla deltagare en agenda på förhand
Om alla förstår vilka frågor som ska behandlas och får en chans att förbereda sig innan kan de vara mer närvarande på själva mötet. Många har svårt att höra om ett ämne för första gången, formulera egna tankar om det och sedan uttrycka dem på ett och samma möte. Sånt kan ta tid. Se därför till att ha en agenda som alla läser innan.

2. Utse en mötesledare
Alla möten mår bra av en tydlig rollfördelning mellan deltagarna. Under virtuella möten blir det extra viktigt, då det fysiska avståndet gör att närvaron i teamet sjunker. Därför är det bra om någon ansvarar för att agendan följs och för att alla får komma till tals. Ju fler personer som deltar på mötet, desto viktigare. Om du är osäker på hur man leder ett möte finns det en busenkel formula som du kan lära dig på fem minuter: IDOARRT.

För att alla ska vara med på noterna är det bra om mötesledaren börjar med att tala om sin intention, det vill säga att hen avser se till att agendan följs och att alla kommer till tals. Alla får lättare att slappna av när de vet att någon annan håller ställningarna.

3. Starta mötet med en presentationsrunda
Inled mötet med att låta var och en presentera sig och berätta om något som händer i deras liv, antingen professionellt eller privat. Något som rör sig i deras tankevärld helt enkelt. Det gör att alla känner sig mer bekväma med att vara aktiva i mötet samt att den emotionella kopplingen mellan deltagarna i teamet stärks. Det gör att jobbet känns mer meningsfullt.

4. Aktivera videoläge och tala långsammare
En stor del av vår kommunikation sker icke-verbalt – via tonläge och kroppsspråk bland annat. Därför är det viktigt att vara extra tydlig under virtuella möten när mycket av denna övriga kommunikation försvinner. En metod är att tala långsammare än vanligt, det underlättar för andra att hänga med och öppnar upp för frågor eller reaktioner. Genom att aktivera videoläget så att ni ser varandra stärks också kommunikationen.

5. Förbjud multitasking
Att kolla mejl, surfa på webben eller småjobba vid sidan om mötet bör vara förbjudet. För att mötet ska vara så givande som möjligt är det viktigt att alla är närvarande och fokuserade, precis som på ett vanligt möte alltså.

6. Aktivera alla deltagare regelbundet
För att hålla koncentrationen uppe bland alla deltagare, även de som inte pratar så mycket, kan mötesledaren checka in med var och en av deltagarna regelbundet. Förslagsvis sker det i samband med nästa punkt på listan.

7. Samla gruppen efter varje fråga
För att alla ska känna sig delaktiga är det bra om mötesledaren avslutar varje punkt på agendan med att ställa några öppna frågor. Det säkerställer också att det råder enighet i gruppen. Exempel på frågor kan vara: Är det någon som vill addera något innan vi går vidare till nästa punkt? Är alla nöjda med vart vi landade i frågan? Vet vi vem som går vidare i frågan och när det sker?

Källor:
https://hbr.org/2015/03/how-to-run-a-great-virtual-meeting

https://hbr.org/2016/04/what-everyone-should-know-about-running-virtual-meetings
 

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få det senaste om trender, teknik och digitalt i din inbox.

Vad tycker du om den här sidan?

Observera att detta bara gäller synpunkter ang. förbättringar av Telia.se. Vi hanterar inte kundärenden. Alla synpunkter sparas.

Klar

Tack för ditt bidrag!

Vad tycker du om den här sidan?

Observera att detta bara gäller synpunkter ang. förbättringar av Telia.se. Vi hanterar inte kundärenden. Alla synpunkter sparas.

Klar

Tack för ditt bidrag!

4G add addressbook-plus addressbook ADSL-plug alert-circle alert-triangle arrow_down arrow_left arrow_right arrow-down arrow-left arrow-out arrow-pointer arrow-right arrow-up arrows-circle arrows-cycle ball bar-graph battery bell book briefcase broadband browser-group building-large-wifi building-large building-medium building-small bundled-arrow-right bus business-card buy calendar camera chatbot check checklist circle-3-arrows circle-4-arrows clapper-board clock-dotted clock close cloud coffee cogwheel combinations content conversation cross currency-euro currency-kr cutlery device-arrows device-broken device-cogwheel device-lock device-recycle device-user devices dice document-check document-DOC document-GIF document-JPG document-PDF document-pen-user document-pen document-PNG document-PPT document-XLS document down-open-big download education ellipsis email envelope ethernet-cable family-wifi favourites flash floppy-disc folder-arrow folder-open folder-pen folder-plus folder folders game-controller getting-started gift globe-outline globe graph group hand-heart hand-shake handshake headphones heart-pulse heart help hierarchy home-installation home house image infinity info-circle information internet invoice ipad laptop lightbulb link listen location-pin lock-open lock love megaphone microphone minus mobile money-hand-kr money music mute navigation-arrow-down navigation-arrow-right net_signal network open ornament panic paperclip pause pen pie-chart piggybank plane play-circle play playbutton plug-circle plug plus press_button printer prize profile question-circle question-mark question radio refillsim repair reservation robot rocket router RSS scales search-address search-house search security server services settings shield-check shield-plus shopping-bags shopping-cart shuffle signal SIM-card skip-back skip-forward skull-circle skull-device skull-outline smiley-happy smiley-sad smiley-surprised smiley snowflake speech-bubbles-dots speech-bubbles star stationary-phone stop store stream subscription support svg-icon-arrow-down svg-icon-arrow-up svg-icon-checkmark tablet tag technicalsupport television thermometer thumbs-down thumbs-up tools touch trash-can travel truck-clock turtle TV upload user-box user-device user-heart user-outline user-plus user-speechbubble user-support user users-family video-film video-web voicemail volume weather wifi wireless zoom-in zoom-out