Fem sätt att undvika missförstånd i mail

Att kommunicera via mail ingår i nästan alla arbeten och tar upp en hel del av arbetstiden. Därför kan du spara mycket tid, men också undvika onödiga konflikter, genom att skriva tydligare mail.

När du träffar någon ansikte mot ansikte kan du lätt läsa av en persons känslor och intentioner. Även tonen i rösten under ett telefonsamtal innehåller mycket information. Men med skriven text saknas flera känslomarkörer, som exempelvis kroppsspråk och tonläge och därför kan mail lätt missförstås. Följ dessa fem enkla råd och bli en mästare på att hantera mailflödet:

1. Allt passar inte att ta i mail
Mail är bra för att dela tydlig information och för att ställa konkreta frågor som kan besvaras med ett tydligt besked. Om ditt mail slutar med: ”har du några tankar kring det?” är det antagligen bättre att ta det i ett möte eller på telefon i stället.

2. Lägg till positiva fraser
Eftersom man i en mailkonversation saknar förstående nickar och leenden uppfattar de allra flesta rent automatiskt budskap i skriven text som negativ. Därför är det viktigt att mjuka upp sina texter med positiv feedback, som exempelvis ”bra jobbat, i morgon får vi prata mer om nästa uppgift” eller ”hej, har helgen varit bra?” om man inte vill låta kort och snäsig.

3. Använd rätt mängd ord
Det är visserligen bra att hålla nere längden på sina mail för att öka tydligheten och för att spara tid både för dig själv men framförallt för mottagaren. Däremot kan alldeles för korta svar kännas opersonliga. ”Ja, det gör jag gärna!” kommer att vårda relationen bättre än enbart ett kort ”Ja”.

4. Fetstila det viktigaste
Om ett mail är längre än några rader kan det vara bra att skriva ditt huvudbudskap i fet stil för att mottagaren lättare ska uppfatta det.

5. Tänk över hur du använder emojis
Emojis går att använda för att signalera en positiv och avslappnad ton i ett mail. Tänk bara på att inte överanvända dem då det kan ge ett slarvigt och oseriöst intryck. En vanlig glad smiley rätt placerad räcker.
Tänkvärt är att inte alla mailprogram kan visa upp emojis korrekt, utan din känsloyttring kan i värsta fall förvandlas till några torra oförståeliga tecken. Får du ett mail där meningen avslutas med ett J innebär det med största sannolikhet att avsändaren lagt in en smiley du inte kan se.

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få det senaste om trender, teknik och digitalt i din inbox.

Vad tycker du om den här sidan?

Observera att detta bara gäller synpunkter ang. förbättringar av Telia.se. Vi hanterar inte kundärenden. Alla synpunkter sparas.

Klar

Tack för ditt bidrag!

Vad tycker du om den här sidan?

Observera att detta bara gäller synpunkter ang. förbättringar av Telia.se. Vi hanterar inte kundärenden. Alla synpunkter sparas.

Klar

Tack för ditt bidrag!

4G add addressbook-plus addressbook ADSL-plug alert-circle alert-triangle arrow_down arrow_left arrow_right arrow-down arrow-left arrow-out arrow-pointer arrow-right arrow-up arrows-circle arrows-cycle ball bar-graph battery bell book briefcase broadband browser-group building-large-wifi building-large building-medium building-small bundled-arrow-right bus business-card buy calendar camera chatbot check checklist circle-3-arrows circle-4-arrows clapper-board clock-dotted clock close cloud coffee cogwheel combinations content conversation cross currency-euro currency-kr cutlery device-arrows device-broken device-cogwheel device-lock device-recycle device-user devices dice document-check document-DOC document-GIF document-JPG document-PDF document-pen-user document-pen document-PNG document-PPT document-XLS document down-open-big download education ellipsis email envelope ethernet-cable family-wifi favourites flash floppy-disc folder-arrow folder-open folder-pen folder-plus folder folders game-controller getting-started gift globe-outline globe graph group hand-heart hand-shake handshake headphones heart-pulse heart help hierarchy home-installation home house image infinity info-circle information internet invoice ipad laptop lightbulb link listen location-pin lock-open lock love megaphone microphone minus mobile money-hand-kr money music mute navigation-arrow-down navigation-arrow-right net_signal network open ornament panic paperclip pause pen pie-chart piggybank plane play-circle play playbutton plug-circle plug plus press_button printer prize profile question-circle question-mark question radio refillsim repair reservation robot rocket router RSS scales search-address search-house search security server services settings shield-check shield-plus shopping-bags shopping-cart shuffle signal SIM-card skip-back skip-forward skull-circle skull-device skull-outline smiley-happy smiley-sad smiley-surprised smiley snowflake speech-bubbles-dots speech-bubbles star stationary-phone stop store stream subscription support svg-icon-arrow-down svg-icon-arrow-up svg-icon-checkmark tablet tag technicalsupport television thermometer thumbs-down thumbs-up tools touch trash-can travel truck-clock turtle TV upload user-box user-device user-heart user-outline user-plus user-speechbubble user-support user users-family video-film video-web voicemail volume weather wifi wireless zoom-in zoom-out