navigation-profile navigation-search navigation-menu navigation-services navigation-mail navigation-mail navigation-laddarefill navigation-forum navigation-close navigation-plus navigation-minus navigation-chevron-right navigation-newspaper heart

Fem sätt att undvika missförstånd i mail

Publicerad: 2016-02-05 08:57 | Kategorier:

Att kommunicera via mail ingår i nästan alla arbeten och tar upp en hel del av arbetstiden. Därför kan du spara mycket tid, men också undvika onödiga konflikter, genom att skriva tydligare mail.

När du träffar någon ansikte mot ansikte kan du lätt läsa av en persons känslor och intentioner. Även tonen i rösten under ett telefonsamtal innehåller mycket information. Men med skriven text saknas flera känslomarkörer, som exempelvis kroppsspråk och tonläge och därför kan mail lätt missförstås. Följ dessa fem enkla råd och bli en mästare på att hantera mailflödet:

1. Allt passar inte att ta i mail
Mail är bra för att dela tydlig information och för att ställa konkreta frågor som kan besvaras med ett tydligt besked. Om ditt mail slutar med: ”har du några tankar kring det?” är det antagligen bättre att ta det i ett möte eller på telefon i stället.

2. Lägg till positiva fraser
Eftersom man i en mailkonversation saknar förstående nickar och leenden uppfattar de allra flesta rent automatiskt budskap i skriven text som negativ. Därför är det viktigt att mjuka upp sina texter med positiv feedback, som exempelvis ”bra jobbat, i morgon får vi prata mer om nästa uppgift” eller ”hej, har helgen varit bra?” om man inte vill låta kort och snäsig.

3. Använd rätt mängd ord
Det är visserligen bra att hålla nere längden på sina mail för att öka tydligheten och för att spara tid både för dig själv men framförallt för mottagaren. Däremot kan alldeles för korta svar kännas opersonliga. ”Ja, det gör jag gärna!” kommer att vårda relationen bättre än enbart ett kort ”Ja”.

4. Fetstila det viktigaste
Om ett mail är längre än några rader kan det vara bra att skriva ditt huvudbudskap i fet stil för att mottagaren lättare ska uppfatta det.

5. Tänk över hur du använder emojis
Emojis går att använda för att signalera en positiv och avslappnad ton i ett mail. Tänk bara på att inte överanvända dem då det kan ge ett slarvigt och oseriöst intryck. En vanlig glad smiley rätt placerad räcker.
Tänkvärt är att inte alla mailprogram kan visa upp emojis korrekt, utan din känsloyttring kan i värsta fall förvandlas till några torra oförståeliga tecken. Får du ett mail där meningen avslutas med ett J innebär det med största sannolikhet att avsändaren lagt in en smiley du inte kan se.

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få det senaste om trender, teknik och digitalt i din inbox.

Tyck till
arrow-downt arrow-downt navigation-arrow-right