Tidssmarta möten

Publicerad: 2015-12-21 13:38

På många företag är möteskulturen en stor tidstjuv. Dyrbar arbetstid går åt till möten, som i många fall kan vara ineffektiva och i värsta fall onödiga. Men med ganska enkla knep kan möten förvandlas från tidsslukande hål i kalendern till en drivkraft i organisationen.

Den vanligaste orsaken till att möten blir ineffektiva är att målet för mötet är för diffust. Vad ska vi egentligen åstadkomma? Ska vi fatta ett beslut, informeras om något eller diskutera en fråga? Dessa är de tre huvudsakliga syften ett möte ska ha enligt Jessica Pryce-Jones på managementkonsultföretaget iOpener Institute, som har skrivit boken ”Running great meetings”.

Korta ner mötestiden
Utan en tydlig agenda med mötet finns risk att två andra vanliga problem uppstår: mötet drar ut på tiden eller så har det för många deltagare som inte är direkt berörda av mötets innehåll.

– Möten blir tidstjuvar när man låter mötet pågå för lång tid. Kalla till 30- eller 45-minutersmöten istället för en timme, och håll tiden, säger Frida Ahrenby som är sälj- och marknadsansvarig för molntjänster på Telia.

Tydliga mål är viktigt
Om deltagarna börjar titta ner i sina mobiler eller kolla mailen på datorn är det ett tecken på att de inte känner sig berörda av mötets innehåll. Då kan det vara bättre att ha flera olika möten med färre, men rätt, deltagare.

Ett hjälpmedel för att komma ihåg några grundregler för smartare möten är förkortningen IDOARRT. Det står för ”intention”, ”desired outcome”, ”agenda”, ”roles”, ”rules” och ”time”. Alltså; vilket är syftet och målet med mötet? Har vi någon tydlig dagordning att följa? Vilka är mötesdeltagarnas roller? Vilka regler har vi för hur vi ska genomföra mötet? Och hur länge ska vi hålla på?

Gör det enklare att planera mötet
Att kalla till möte och få alla att avsätta tid i sina späckade kalendrar är inte det lättaste. Med mötestjänsten Meetin.gs kan du lättare planera och genomföra möten, både digitalt och fysiskt.

Meetin.gs synkroniserar inte bara kalendrar, skickar mötespåminnelser och uppföljningar, utan håller också alla uppdaterade. Meetin.gs integreras även i medarbetarnas befintliga kommunikationsverktyg, som kalendrar och adressböcker.

Många möten kan dessutom gå minst lika bra att genomföra digitalt eller via telefon, och då sparas restid in. Numera finns det pålitliga tjänster för detta. iMeet är en webbaserad tjänst med kapacitet för upp till 15 deltagare, med stöd för video-, webb- och audiomöten från en dator eller mobil enhet. Både Meetin.gs och iMeet hittar du på Telias Appmarket.
 

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få det senaste om trender, teknik och digitalt i din inbox.

Tyck till
navigation-arrow-right