navigation-profile navigation-search navigation-menu navigation-services navigation-mail navigation-mail navigation-laddarefill navigation-forum navigation-close navigation-plus navigation-minus navigation-chevron-right navigation-newspaper heart

Få ordning i inboxen – 10 tips för att organisera mejlen

Publicerad: 2014-04-23 09:52 | Kategorier:

Nollvision i inboxen eller tusentals olästa mejl sedan år tillbaka? Mejlkorgarna ser olika ut men en sak är säker – med ordning bland mejlen jobbar du mer effektivt. Här är tio tips för att ta kontroll över e-posten.

E-post är fortfarande absolut vanligast när vi kommunicerar på jobbet. Det kan vara en utmaning att hålla ordning på sin e-post när mejlen droppar in snabbare än de blir lästa. Som tur är finns det några beprövade metoder för att vinna över kaoset.

1. Hur vill du sortera?
Det finns flera sätt att organisera mejlen. Tre typer utmärker sig när det kommer till hur man håller ordning – de som söker, de som sparar i mappar och de som taggar.  Börja med att fundera över vilken typ du är.

2. Mappar
Hur man väljer att ordna sina mappar är individuellt. Tänk på att ett mejl bara kan ligga i en mapp åt gången, så lägg det i en mapp du kommer komma ihåg i framtiden. Välj om du vill bygga mappstrukturen efter avsändare eller projekt, det blir lätt oordning om du blandar.

3. Sök på datorn
Macanvändare kan söka med inbyggda Spotlight. PC-användare däremot kan ladda ner en app som hjälper till att indexera mejlen, till exempel Windows Desktop Search, Google Desktop eller X1.

4. Hjälpprogram
Nelson Email Organizer och Omea Pro är två program för Microsoft Outlook som hjälper till att indexera e-posten, till exempel genom att göra det möjligt att lägga ett och samma mejl i flera mappar.

5. Glöm inte att sortera skickade mejl
Det blir lättare att ha koll på mejl du har skickat om du även sorterar in dem i mappar.

6. Tagga
Till skillnad från mappar kan du med taggar sortera mejlen under flera sökbara etiketter. I Gmail finns funktionen redan inbyggt men använder du en mejlklient kan du ladda ner add-ins som till exempel Mailtags för Mac mail och Taglocity för Outlook.

7. Virtuella mappar
I Mail kallas de smart brevlåda och i Outlook sökmapp men principen är densamma: du sorterar utifrån olika kriterier. Några exempel kan vara olästa mejl, obesvarade mejl och mejl från viktiga personer.

8. Regler
Slösa inte tid på att manuellt sortera mejlen under mappar eller taggar, sätt upp regler som gör det automatiskt i stället. Kombinera med fördel regler och virtuella mappar för att inte missa olästa mejl.

9. Skaffa en assistent
Program som Speedfilter för Outlook och Mail Act-on och Msgfilter för Mail hjälper till att sortera mejlen i mappar.

10. Släng mejlen
Kan låta radikalt men är ett av de mest effektiva sätten att hålla snyggt i inboxen. Du behöver inte spara alla mejl. Nyhetsbrev, gamla mötesinbjudningar, kontorshumor och spam är typiska mejl du troligtvis inte kommer läsa igen

 

Tillbaka till nyhetsbrevet >>

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få det senaste om trender, teknik och digitalt i din inbox.

Tyck till
arrow-downt arrow-downt navigation-arrow-right