Skapa telefonkonferens i Touchpoint-appen
Med Touchpoint Konferens kan du skapa egna telefonkonferenser direkt i din Touchpoint app. Här läser du om hur du kommer igång med följande:
- Skapa en ny konferens
- Anslut till en konferens
- Ändra en konferens
- Radera en konferens
- Skapa en ny konferens i Softphone
- Anslut till en konferens i Softphone
- Ändra en konferens i Softphone
- Radera en konferens i Softphone
Skapa en ny konferens
I appens startmeny hittar du konferens.
1. Klicka på Skapa ny konferens högst upp bland Mina konferenser.
2. Klicka på Ämnet på konferensen för att ge konferensen ett namn. Du kan även lägga till en Beskrivning.
3. Ställ in när konferensen Börjar och Slutar genom att bläddra fram rätt datum och tid.
4. Om du vill att konferensen ska vara återkommande, klicka på Återkommande. Välj sedan det intervall som passar din konferens.
5. Vi skickar automatiskt ut en påminnelse till alla deltagare via sms 15 minuter innan konferensen börjar. Du kan ändra detta genom att klicka på Påminnelse.
6. Bjud in deltagare till konferensen genom att klicka på Bjud in via kontaktlista. Klicka på den kontakt du vill bjuda in, välj sedan kontaktens mobilnummer och klicka på Lägg till. Saknar du deltagaren i din kontaktlista kan du istället välja Bjud in via mobilnummer. När konferensen börjar skickar vi automatiskt ett sms till deltagarna som förklarar hur de ska ansluta.
7. Klicka på Skapa konferens när du känner dig nöjd med dina inställningar.
Anslut till en konferens
I vyn Mina konferenser ser du alla konferenser du själv skapat och de du är inbjuden till av dina kollegor.
Du kan ansluta till en konferens högst tio minuter innan den börjar. Det finns olika sätt att ansluta till en konferens.
Du ansluter enklast genom att klicka på luren anslut i vyn Mina konferenser.
Du kan också öppna konferensen och klicka på Anslut till konferens i Konferensvyn.
Externa deltagare eller deltagare som saknar Touchpoint appen ansluter genom att följa instruktionerna i påminnelse sms:et. Vi skickar automatiskt ut påminnelsen innan konferensen börjar.
Efter du anslutit blir du uppringd automatiskt när konferensen börjar och ombedd att ange konferensens ID.
Ändra en konferens
1. Välj den konferens du vill ändra i vyn Mina konferenser.
2. Klicka på Ändra konferens i Konferensvyn.
3. Gör de ändringar du önskar i konferensen. Se steg 2-6 i guiden för att Skapa ny konferens ifall du vill läsa om de här stegen igen.
4. Klicka på Spara.
Radera en konferens
1. Välj den konferens du vill radera i vyn Mina konferenser.
2. Klicka på Radera konferens.
Skapa en ny konferens i Softphone
Gör några enkla val för att skapa din konferens. Du hittar konferens under namnet Schemalägg möte i verktygsfältet.
1. Klicka på Schemalägg möte och välj Lägg till möte.
2. Ge konferensen ett namn.
3. Ställ in när konferensen börjar och slutar genom att välja datum, starttid och samtalslängd.
4. Välj om konferensen ska upprepas.
5. Ställ in påminnelse för kalenderinbjudan (visas för deltagare som blivit inbjudna via Softphone eller e-post).
6. Välj när SMS-påminnelse ska skickas ut (skickas till deltagare som blivit inbjudna via mobilnummer).
7. Bjud in deltagare till konferensen genom att klicka på Lägg till deltagare. Nu kan du bjuda in interna kontakter genom att ange e-postadress, telefonnummer eller användarnamn på den person du vill bjuda in.
8. Välj Lägg till extern deltagare för att lägga till en extern kontakt. I steget efter skriver du in namn på personen och e-postadress, jobbtelefon eller mobiltelefon. Ifall du väljer att bjuda in en kontakt endast via nummer är det viktigt att numret står i fältet för mobiltelefon och inte för jobbtelefon, annars skickas ingen SMS-påminnelse. Det är valfritt att ange e-postadress och jobbtelefon. Klicka på Lägg till.
9. Du kan välja att skriva en inbjudningsanteckning, till exempel mötesagenda.
10. Klicka på Skicka inbjudan via e-post för att bekräfta. Observera att inbjudan bara skickas till de som är inbjudna via e-post eller Softphone. Om du valt att bjuda in med bara mobilnummer skickas bara SMS-påminnelsen.
11. Nu är du är klar. Klicka på Stäng.
Anslut till en konferens i Softphone
Om du väljer Schemalägg möte i verktygsfältet ser du alla konferenser du själv skapat och de du är inbjuden till.
1. Klicka på Gå med i möte för att ansluta till en konferens.
2. Välj om du vill ansluta via Softphone eller mobiltelefon.
3. När mötet startas blir du uppringd. Ange konferens ID. Klicka på den konferens du vill ansluta till för att se konferens ID.
Ändra en konferens i Softphone
Om du väljer Schemalägg möte i verktygsfältet ser du alla konferenser du själv skapat.
1. Välj den konferens du vill ändra genom att klicka på den i listan av konferenser.
2. Gör de ändringar du önskar i konferensen. Se steg 2-9 i guiden för att Skapa ny konferens i Softphone för att få hjälp med hur du skapra en konferens.
3. Klicka på Skicka uppdateringar via e-post. Observera att meddelande om ändringar enbart skickas till de som är inbjudna via e-post.
4. Du är klar. Klicka på Stäng.
Radera en konferens i Softphone
Ta bort en konferens du tidigare skapat genom att klicka på Schemalägg möte i verktygsfältet.
1. Välj den konferens du vill ta bort genom att klicka på den i listan av konferenser.
2. Klicka på Ta bort. Observera att meddelande om ändringar enbart skickas till de som är inbjudna via e-post.
