Kom igång med Office 365

Office 365 Integration är en gemensam integration för att ge Touchpoint tillgång till att läsa av information i Office 365. Integrationen kan användas av Touchpoint för ett flertal tjänster såsom: Kalendersynk och Katalogsynk.

Katalogsynk

Katalogsynk för touchpoint ger ditt företag möjligheten att koppla ihop touchpointväxeln med ditt företags molnbaserade Office 356.

Genom katalogsynken ges ditt företag möjlighet att mappa din Office 365 Användarkatalog, innehållande användarinformation, med mot dina användare i Touchpoint. Touchpoint kommer föreslå en standardiserad mappning för matchningen av kontaktinformationen. Denna mappning kan ändras av en administratör till önskat alternativt utförande.

Kalendersynk

Kalendersynk för Touchpoint ger dig möjligheten att koppla ihop din Touchpoint-växel med din molnbaserade Office 365. Tjänsten förutsätter att ditt företag och dina användare har och använder kalendern i Microsoft Office 365 och att du som kund har tjänsten Office 365 Integration aktiverad i din Touchpointväxel. Kalendersynk är ett tillval som köps per användare i Touchpoint.

Genom denna koppling ger vi dig och dina medarbetare möjlighet att se sina kalenderhändelser från Office 365 direkt i Touchpoint. Medarbetare ges även möjlighet att ta del av kollegornas kalenderinformation i appen.

För dig som administratör

När katalog-eller kalendersynk levererats behöver du som administratör för företaget aktivera Office 365 Integrationen i Adminwebben. Det ger Touchpoint tillgång till ditt företags Office 365.

Utan detta steg kommer inte synkningen för katalog och/eller kalender att fungera.

Börja med att logga in i Adminwebben för Touchpoint.
Gå in på menyalternativet Office 365
Tryck på Aktivera Office 365 om du är administratör för er Office 365.
Annars kan du välja att skicka vidare aktiveringslänken till rätt person via e-post
Logga in med ert Office 365 konto och godkänn begäran om tillstånd.

Så här kommer du igång med katalogsynk:

När Office 365 integrationen aktiverats i Adminwebben för touchpoint kommer du kunna börja mappa fälten för bästa möjliga integration. Den förifyllda mappningen är en föreslagen standardiserad mappning men du som administratör kan ändra detta till önskad, alternativ, uppsättning.
Du ändrar mappningen genom att välja i rull-listorna på tillgängliga fält eller använder dig av den fördefinierade mappningen.
När du är nöjd med uppsättningen klickar du på synkronisera användare.
Användarna synkroniseras nu och kommer visualiseras i en lista.

Så här kommer du igång med kalendersynk

När tjänsten är igång kan du i menyn Kalender se en lista med de användare som har tjänsten aktiv.

OBS. För att Synkronisering av kalender och externa kontakter ska fungera mellan Touchpoint och Office 365 så behöver formatet på alla mobilnummer vara enligt +46 eller 46 utan första nollan. Exempel +46 70 123 45 67. Detta eftersom mobilnumret används som identifierare för att koppla ihop dina användare i Touchpoint med rätt användarprofil i Office 365.

Synkronisering av företag eller användare

Om det skulle uppstå problem med integrationen mellan Touchpoint och Office 365 för en eller flera användare så finns det möjlighet att i Adminwebben synkronisera om hela företaget eller enskilda användare.

Då Kalendersynk aktiverats av företagsadministratören blir tjänsten tillgänglig i appen för de användare som tilldelats tjänsten.

Klicka på guiden nedan för att få hjälp eller kontakta support på 020 - 55 40 10.

Guide för appen

För dig som användare

Genom Touchpoints kalendersynk får du som medarbetare möjlighet att ta del av din Office 365 kalender direkt i Touchpoint-appen. Touchpoint läser in de kommande tre dagarnas kalenderhändelser för att ge dig som användare möjlighet att visa samt planera upp din tillgänglighet utifrån din kalender.

Detta förutsätter att du har kalendersynk i Touchpoint aktiverad på din användare.

Har du inte kalendersynk aktiverad på din användare, ta kontakt med din Touchpoint administratör.

Kalender i touchpoint

Nu när du ser din kalender i appen, så kan du välja att låta dina kalenderhändelser styra hänvisning automatiskt eller manuellt per kalenderhändelse.

Genom att klicka på Min kalender på startsidan och sedan på Kalenderinställningar. Kan du välja att Sätt hänvisning automatiskt. Hänvisning Möte sätts då på alla nya kalenderhändelser som importeras till Touchpoint*

Du kan som användare alltid välja att manuellt lägga till, ändra eller ta bort en hänvisning från ett kalenderevent.

*Om användaren ej har accepterat en kalenderhändelse eller har markerat den som ”Tillgänglig” i Outlook så visar Touchpoint händelsen utan någon förvald hänvisning i Appen. Du kan som användare alltid välja att manuellt ändra, lägga till eller ta bort en hänvisning från ett kalenderevent vid behov.

Bra att känna till:

Icke accepterade eller preliminära kalenderhändelser i Outlook läggs in utan hänvisning i Touchpoint.
Kalenderhändelser som markerats som ”Free” i Outlook importeras alltid utan hänvisning i Touchpoint.
Touchpoint Kalendersynkronisering är en envägs läsning där information från Office 365 förs över till
Touchpoint. Information i Office 365 kan inte ändras från Touchpoint.