Handbok menystyrning i Touchpoint

Med menystyrning kan du automatiskt koppla ett inkommande samtal till en person, en svarsgrupp eller en röstbrevlåda. Personen som ringer in får ett antal val upplästa för sig och trycker en siffra på sin telefon för att komma dit hon vill. Denna guide finns även som pdf.. Tillgång till Menystyrning får du från Adminwebben.

Om det är första gången du loggar in visar tjänsten en sida där du beställer ett engångslösenord; se steg 3 nedan.

Vid efterföljande inloggningar kommer du direkt till tjänstens startsida; se steg 5.

Du kommer till en ny sida. Skriv ditt mobilnummer och klicka på Skicka engångslösenord.

På nästa sida skriver du in engångslösenordet som du fått via sms (observera att det endast är giltigt i 10 minuter) och klickar på knappen Logga in.

Klicka på Menystyrning huvudmeny.

Klicka på Menystyrning i vänstermenyn.

Klicka på Ladda upp välkomstbesked i den gula rutan som visas högst upp. Klicka på Bläddra under rubriken välkomstbesked och välj därefter den ljudfil du vill ladda upp.

Aktivera menystyrning

För att menystyrningen ska börja fungera så måste du aktivera den. Det gör du genom att ladda upp ett välkomstbesked. Välkomstbeskedet bör innehålla information om de knappval som inringaren kan göra. T.ex. ”Hej och välkommen till Nisses Rör, för att komma till receptionen tryck 1, för att komma till…”.

 

Om du inte har en ljudfil med ett välkomstbesked så kan du spela in det på din dator.

Om du inte har möjlighet att spela in ett välkomstbesked på datorn så kan du enkelt göra det i appen. Öppna appen, klicka på Menystyrning och följ därefter instruktionerna.

Ställ in menystyrningen
Det finns ett antal olika inställningar som du kan göra för din menystyrning. Klicka på menystyrning i vänstermenyn. Om du har flera olika menystyrningar så får du därefter välja vilken menystyrning som du vill göra inställningar för.

Knappval och inställningar

På den här vyn ställer du in vilka knappval som ska finnas i menystyrningen, tidsgräns samt vem som ska få ett SMS om någon talar in ett meddelande på menystyrningens röstbrevlåda.

Under Knappval ställer du in vilka knappval som ska finnas i menystyrningen. I kolumnen knapptryckning ställer du in vilka knappval som ska vara möjliga för inringaren att trycka på. Du kan välja mellan knapparna 1-9, * samt #. Om du inte vill använda alla knappval kan du välja inaktivt val. I kolumnen Vidarekoppling/händelse ställer du in vad som ska hända efter att inringaren har tryckt på en siffra.

Följande val är möjliga:

  • Svarsgrupp – inringaren kopplas vidare till en svarsgrupp. Du får välja vilken svarsgrupp hon ska kopplas vidare till i kolumnen till höger.
  • Användare – inringaren kopplas vidare till en användare på företaget. Du får välja vilken användare hon ska kopplas vidare till i kolumnen till höger.
  • Annan menystyrning – om du har flera menystyrningar så kan du välja att inringaren kopplas vidare till en annan menystyrning. Du får välja vilken menystyrning hon ska kopplas vidare till i kolumnen till höger.
  • Telefonnummer – inringaren kopplas vidare till ett telefonnummer. Du anger vilket telefonnummer hon ska kopplas vidare till i kolumnen till höger. Ange telefonnummer i följande format +4670123457, 0046701234567 eller 0701234567.
  • Röstbrevlåda – inringaren kopplas vidare till menystyrningens röstbrevlåda.
  • Repetera meny – ditt hälsningsbesked repeteras för inringaren.

Under tidsgräns anger du vad som ska hända om inringaren inte gör något val.

Följande val är möjliga:

  • Svarsgrupp - inringaren kopplas vidare till en svarsgrupp. Du får välja vilken svarsgrupp hon ska kopplas vidare till i kolumnen till höger.
  • Användare - inringaren kopplas vidare till en användare på företaget. Du får välja vilken användare hon ska kopplas vidare till i kolumnen till höger.
  • Annan menystyrning - om du har flera menystyrningar så kan du välja att inringaren kopplas vidare till en annan menystyrning. Du får välja vilken menystyrning hon ska kopplas vidare till i kolumnen till höger.
  • Telefonnummer - inringaren kopplas vidare till ett telefonnummer. Du anger vilket telefonnummer hon ska kopplas vidare till i kolumnen till höger. Ange telefonnummer i följande format +4670123457, 0046701234567 eller 0701234567.
  • Röstbrevlåda - inringaren kopplas vidare till menystyrningens röstbrevlåda.
  • Repetera meny - ditt hälsningsbesked repeteras för inringaren.
  • Koppla ned samtal - Samtalet kopplas ned

 Under SMS vid röstbrevlådemeddelande för menystyrningen ställer du in vilken användare som ska få ett SMS när ett meddelande talats in på menystyrningens röstbrevlåda.

Vidarekoppling och besked

Under Vidarekoppling och besked kan du ställa in vad som händer när menystyrningen är stängd. Du kan även ladda upp ett antal meddelanden som spelas upp vid olika händelser.

Under Stängd menystyrning anger du vad som händer då menystyrningen är stängd (under schema anger du när menystyrningen ska vara öppen/stängd).

Följande val finns:

  • Vidarekoppling till röstbrevlåda – inringaren kopplas vidare till menystyrningens röstbrevlåda.
  • Vidarekoppling till telefonnummer – Inringaren kopplas vidare till ett telefonnummer. Du anger själv vilket telefonnummer du vill att inringaren ska kopplas vidare till. Telefonnummer anges på formen +4670123457, 0046701234567 eller 0701234567.
  • Vidarekoppling till telefonnummer + besked – Inringaren får först ett besked (exempelvis ”verkstan är just nu stängd, du kopplas vidare till receptionen”) och kopplas därefter vidare till ett telefonnummer. Under vidarekopplingsbesked anger du vilket besked som ska spelas upp. Ange telefonnummer i följande format+4670123457, 0046701234567 eller 0701234567.
  • Besked – Beskedet som du angett under stängd menystyrning spelas upp.

Besked här kan du ställa in besked som spelas vid olika händelser. Du kan ställa in besked för följande händelser:

  • Hälsningsbesked – det här meddelandet spelas upp när inringaren ringer in till din menystyrning. Det bör innehålla information om vilka olika knapptryckningar hon kan göra för att komma vidare (exempelvis ”tryck 1 för att komma till lagret, tryck 2 för att komma till receptionen” etc).
  • Stängd menystyrning - det här beskedet spelas upp när menystyrningen är stängd om du har valt besked under ”stängd menystyrning”.
  • Röstbrevlådemeddelande – spelas upp om inringaren kommer till menystyrningens röstbrevlåda.
  • Vidarekopplingsbesked - spelas upp om du valt vidarekoppling + besked under stängd menystyrning.

 

Schema

Under Schema kan du göra inställningarna för när menystyrningen ska på eller av.

Efter att du har skapat ett schema kan du bestämma om du vill ha ett schema Aktivt/inaktivt genom att klicka i detta. Nedanför schemats veckodagar kan du inställningar för helgdagar eller andra dagar du vill ha stängt eller kortare öppettider.

Du kan också ändra dagens öppettider. Den inställningen gäller då bara för dagen datum. Glöm inte att klicka på Spara längst ned för att schemat ska träda i kraft.

 

 

Har du några frågor eller behöver du hjälp? Då är du  välkommen att ringa vår support på 020 - 55 40 10.

Spara eller dela den här guiden

Ange din e-post så mailar vi en länk till den här guiden.

{{shareGuideController.model.emailStatusMessage}}

Ange ditt mobilnummer så skickar vi en länk till den här guiden.

{{shareGuideController.model.smsStatusMessage}}

SÖK SUPPORT