Distansarbete sätter säkerheten på prov

I dag står många företag inför stora prövningar när det kommer till att vara tillgänglig på ett säkert sätt, även på distans. Gamla sanningar om arbetssätt utmanas, då både ledning och medarbetare behöver arbeta från andra platser än kontoret.  

Fredrik Börjesson, Cyber Security Business Manager på Telia, delar här med sig av en bra checklista för hur företaget kan se till att distansarbetet blir så säkert som möjligt.

1. Vad har ni för policy?

Först och främst är det läge att se över reglerna för distansarbetet i sig, inte minst när det gäller hur ni klassar olika typer av information. Det är viktigt att dessa är uppdaterade efter hur ni nu ska arbeta: digitalt och på distans. 

2. Anpassa rutiner och instruktioner

Är era instruktioner och rutiner, men också arbetsverktyg, anpassade till det nya arbetssättet? Ur IT-säkerhetsperspektiv är det viktigt att medarbetare inte börjar kommunicera i egna kanaler och plattformar, speciellt om det gäller känslig företagsinformation. Se istället till att det finns rutiner för vilken information som får delas i de olika digitala verktygen och plattformarna. Behöver alla verkligen ha tillgång till samma information och detaljer, eller räcker det med några nyckelpersoner?

3. Förtydliga processerna

Vilka affärskritiska processer finns i erat företag? Hur kan ni se till att dessa fungerar, även om ni behöver arbeta hemifrån? Det är också viktigt att ha planer för kunskapsöverföring så att processerna fungerar även om särskilt kritiska medarbetare inte skulle vara tillgängliga.

4. Utbildning på distans

Finns utbildningsmaterial och guider framtaget för de nya digitala kommunikationskanalerna? Se till att ha rutiner och digitala verktyg på plats, så att medarbetarbetare kan kommunicera och utbyta kunskap. När alla befinner sig på olika platser blir dialogerna lätt mer indirekta.

5. Har de digitala verktygen tillräcklig kapacitet?

Är era digitala verktyg skalbara för att kunna användas av en större del av medarbetarna? Säkra att era verktyg har tillräcklig kapacitet för att en stor mängd medarbetare ska kunna jobba hemifrån, och inte bara några få.

6. Behov av stöd 

Hur ser det ut med supportfunktioner? Det är viktigt att medarbetarna kan nå organisationens helpdesk. Annars kan en gruppchatt där ni hjälper varandra med tips och trick vara ett nytt sätt att lösa problem. Det finns ett flertal plattformar att välja på, från Microsoft Teams till Slack och Mattermost.

7. Utrustning

Vad behöver medarbetarna för typ av prylar för att arbeta på distans en längre tid? Finns det möjlighet att låna hem headsets eller en större skärm? Om ni skaffar nya digitala plattformar för exempelvis lagring eller kommunikation, se till att även dessa är säkra nog att hantera företagets information.

8. Tydlig officiell information 

I kristider är det tyvärr vanligt med bluffmejl för att lura medarbetare att öppna dokument eller klicka på länkar. Var därför extra tydlig med varifrån officiell företagsinformation kommuniceras från, och genom vilka kanaler.