Så är vi sociala och arbetar tillsammans på det digitala kontoret

När vi på Telia pratade om det smarta arbetslivet före pandemin visionerade vi om att digitaliseringen kunde möjliggöra en större flexibilitet, inte minst när det gällde varifrån man arbetar. Det skulle vara lika självklart att jobba hemifrån som att arbeta från kontoret. Då skulle vi nog kastat in möjligheten att sitta och jobba på ett café också. Många av oss tycker ju om när det är liv och rörelse omkring oss.  

Då pratade vi om distansarbete som en valmöjlighet. Flexibiliteten skulle göra oss mer produktiva, vi skulle kunna rekrytera utifrån kompetens snarare än geografi, och det skulle underlätta för oss att få balans mellan arbete och fritid. Sedan omställningen våren 2020 ser vi numera ”fully remote” allt oftare i jobbannonserna och många vittnar om att de har blivit mer produktiva när det finns mer utrymme att arbeta fokuserat. Men vi saknar varandra. Går det att skapa en känsla av samhörighet i ett digitalt rum, och går det att vara kreativa tillsammans över skärm på ett videomöte?  

– Arbete har en viktigt social funktion, distansarbetet kräver att vi hittar nya lösningar för att möta de sociala behoven i det digitala, säger Ronja Englund som jobbar som affärsutvecklare inom konceptet Smart Arbetsliv på Telia.

Ronja menar att vi behöver vara medvetna om att vi påverkas mer än vi tror av det som händer i pandemins spår. För den enskilda individen är det en mycket större förändring än att man flyttar från kontoret hem till arbetsrummet, köket eller soffan i vardagsrummet.  

Den uteblivna sociala kontakten vid kaffeautomaten, som vi inte tänkte så mycket på när det var en självklarhet, har lämnat ett tomrum. Visst kan vi vara sociala över digitala kanaler, men det kräver lite mer av oss.  

– Boka in en kollega eller en kontakt du vill lära känna bättre för en videofika eller promenadsamtal. Självklart kan vi använda våra jobbverktyg även för att umgås. Alla vardagliga moment behöver få en plats i det digitala, säger Ronja.   

Sociala pauser ger större kreativitet 
Min upplevelse är att vi har med oss att digitala möten ska vara så tidseffektiva som möjligt, men det är ju när vi får vara människor med varandra en liten stund som magin sker, säger Vendela Dahlén som jobbar med konceptutveckling på Telia.  

Under hösten har hon haft många digitala möten med en av sina kollegor där de har avsatt gott om tid för att inte vara under tidspress. Hon har insett att det ofta är under pauserna, där de exempelvis pratat om helgplaner, som de kläckt de riktigt bra idéerna.  

En sund digital möteskultur 
För att digitala möten ska fungera bra behöver vi ha regler och en kultur för hur vi ska agera och vara med varandra. Som att ha kameran påslagen, att vi ska säga till när uppkopplingen laggar och hur vi visar att vi inte förstår. Risken att deltagarna checkar ut mentalt från ett digitalt möte är större än när vi sitter tillsammans i ett rum. Dels är det inte lika tydligt när det sker, dels är det en större utmaning att hålla fokus under längre tid i ett digitalt möte. 

– Om vi inte är tydliga med spelreglerna på mötet är risken att vi hamnar i en låt gå-mentalitet som är en oerhört destruktiv spiral. När vi möts i digitala rum blir det också enklare för oss att undvika samtal som vi tror kan bli obehagliga säger leg. psykolog Lars-Johan Bastås som arbetar med utveckling av grupper och organisationer.   

– När vi samlas i ett fysiskt rum har vi möjligheten att le och ha ögonkontakt. Vi kan hela tiden stämma av att alla är med. Om någon inte hakar på kan vi hämta upp dem igen. I det digitala rummet behöver vi använda oss av andra tekniker, säger Anna Malmsten som arbetar som kommunikationsstrateg och utbildare.   

Samskapande i det digitala rummet 
Under våren 2020 var Anna Malmsten en av många utbildare som inom loppet av några dagar fick ställa om från att möta sina elever i en fysisk lokal till att föreläsa och facilitera grubbarbeten helt digitalt. Precis som många andra längtar hon efter att vara i ett rum tillsammans med andra människor och se hur resultatet av våra gemensamma tankar växer fram på vita tavlan. Men med rätt verktyg och förberedelser är digitalt samskapande absolut möjligt, och i några avseenden till och med bättre än det vi uppnår i det fysiska rummet. 

– Det är enkelt att skapa rum för smågrupper i olika konstellationer och att ge deltagarna tid för individuella reflektioner innan hela gruppen återsamlas. Alla får en chans att dela med sig av sina tankar i chatten, snarare än att en person för gruppens talan. Vem har inte varit med om att den som redovisar säger saker man inte själv känner att man kan stå för?  

Under Annas utbildningar har hon då och då gästföreläsare och har insett att de tekniska förutsättningarna gör att det går att designa frågestunder som håller högre kvalitet än i ett fysiskt rum.  

– Efter föreläsningen får alla deltagare tre minuter på egen hand för att formulera frågor de vill ställa. Den som vill ställa en fråga räcker upp handen, och om någon har en följdfråga skriver de den i chatten. ”Händerna” sparas till nya frågor. Strukturen gör att diskussionerna och lärandet når en helt ny nivå, säger Anna.  

Hur är det att ha en chef eller att vara en chef på en arbetsplats där alla arbetar virtuellt? Och hur gör man för att må bra när alla vanliga rutiner kastats upp i luften. 

*  Internetstiftelsen, 2020: Svenskarna och Internet
** Global work from home experience survey
*** The Remote Lab, 2020: Attityder i en ny tid.