Kommunikation på den nya arbetsplatsen

En kommunikationspolicy är ett dokument som sammanfattar hur vi ska kommunicera och dela information med varandra. Internt och externt. Som exempelvis i vilka kanaler vi ska kommunicera samt förväntad svarstid.

I den här artikeln delar vi med oss av fyra saker som är bra att tänka på för att skapa en bra kommunikationspolicy. Den lägger grunden till en god kommunikationskultur i en digital miljö, med effektivt samarbete, god service till kunderna och en hållbar arbetsmiljö för medarbetarna.

1. Digitaliseringssäkra kommunikationspolicyn

Hur ni en kommunikationspolicy? Om ja, från vilket år är den? För sättet vi kommunicerar med varandra har förändrats snabbt under de senaste åren. En kommunikationspolicy med fem år på nacken är knappast aktuell idag. Nu har vi fler kanaler, är mer tillgängliga än någonsin och många av oss jobbar i större utsträckning på distans.

Om ni funderar på att implementera ett nytt IT-verktyg för kommunikation och informationsdelning är det ett utmärkt läge att se över den befintliga kommunikationspolicyn och låta den vara en del av kravarbetet. Ett annat utmärkt tillfälle att se över policyn är om ni redan implementerat ett nytt system och inte uppnått de vinster ni hade hoppats.

För att kommunikationspolicyn ska efterlevas behöver du som ledare själv följa den. Det duger inte att du mejlar ut mötesanteckningar i Word om policyn säger att de ska sparas i en gemensam anteckningsyta i teams. I medarbetarnas ögon trumfar alltid den närmsta ledarens handlingar ett eventuellt regelverk.

2. Hur vill medarbetarna jobba?

Snarare än att utgå ifrån vilka verktyg och kanaler som finns kan det vara smart att ta avstamp i hur verkligheten ser ut och hur medarbetarna vill jobba. Bygg regelverket utifrån vad som passar människorna, snarare än att försöka pressa in medarbetarna i arbetssätt som inte känns intuitiva.

Var nyfiken på hur det ser ut med skugg-IT hos er. Om medarbetarna skickar dokument via messenger, eller delar dokument med kunder via ett privat dropboxkonto, är det bra att veta det och ta reda på varför. Se förekomsten av skugg-IT som ett tecken på att medarbetarna är engagerade och lösningsorienterade och erbjud dem sanktionerade verktyg för att lösa uppgiften.

3. En hållbar vardag

Idag handlar inte en kommunikationspolicy bara om att göra rätt, utan det är en viktig del i att skapa en hållbar arbetsplats. Kommunikationspolicyn blir ett rådgivande dokument kring hur man ska kan lägga upp sin vardag. Kanske att det är okej att individen väljer att gå igenom mejlen på söndag kväll, men att mejlen som skrivs schemaläggs att skickas först på måndag morgon för att inte störa kollegornas eller kundernas helgvila?

Många av oss har arbetsuppgifter som kräver fokustid. Om medarbetarna behöver blocka tid i kalendern för att kunna jobba ostört behöver det finnas en acceptans i organisationen för det.

Nyligen introducerades möjligheten att markera ett meddelande som ”urgent” i Teams. Det innebär att det under tjugo minuter plingar varannan minut hos mottagaren av meddelandet för att påkalla dennes uppmärksamhet. I takt med att nya funktioner kommer i de digitala verktygen behöver kommunikationspolicyn uppdateras eftersom det finns en stor risk att det orsakar stress. I vilka fall är det påkallat att använda alla medel för att nå fram, och i vilka fall är det inte okej?

4. Skapa förutsättningar för bra möten

Borde det inte finnas instruktioner för när man ska kalla till ett möte, vilka som ska kallas samt hur de som ska delta på mötet ska förbereda sig så att det blir så effektivt som möjligt? Jo, det borde det! Men så ser det inte ut på alla håll.

Du som kallar till ett möte kan tydliggöra vad den som ska delta på mötet förväntas göra före mötet, hur lång tid det beräknas ta och en uppmaning att blocka tid i kalendern för att göra det. Du som accepterar möteskallelsen åtar dig att komma väl förberedd till mötet.

Idag är det väldigt många tjänstemän som går från det ena mötet till det andra, särskilt de som arbetar som chef eller mellanchef. Den som kallar till möten kan på ett enkelt sätt underlätta för deltagarna genom att schemalägga 50-minutersmöten så att det finns tid att gå på toaletten, hämta en kaffe och göra en mental omställning. Dessutom undviker vi att krocka i dörren med nästa grupp som ska in i samma mötesrum och det finns tid att få ordning på tekniken och välkomna deltagare på distans innan mötet börjar.