Kommunikation på den nya tidens arbetsplatser
En kommunikationspolicy är ett dokument som sammanfattar hur vi kommunicerar och delar information med varandra. Internt och externt. Det styr exempelvis vilka kanaler vi använder för att kommunicera, samt förväntad svarstid.
I den här artikeln delar vi med oss av fyra saker som är bra att tänka på för att skapa en bra kommunikationspolicy. Den lägger grunden till en god kommunikationskultur i en digital miljö, med effektivt samarbete, god service till kunder och en hållbar arbetsmiljö för medarbetare.
1. Digitaliseringssäkra kommunikationspolicyn
Hur ni en kommunikationspolicy? Om ja, från vilket år är den? Sätten vi kommunicerar på förändras snabbt. En kommunikationspolicy med fem år på nacken är knappast aktuell idag. Nu har vi fler kanaler, är mer tillgängliga och jobbar i större utsträckning på distans.
Om ni funderar på att implementera ett nytt IT-verktyg för kommunikation och informationsdelning är det också läge att se över den befintliga kommunikationspolicyn och låta den vara en del av kravarbetet. Ett annat utmärkt tillfälle att se över policyn är om ni redan implementerat ett nytt system, men kanske inte uppnått de vinster ni hade hoppats på.
För att en kommunikationspolicy ska efterlevas behöver du som ledare själv följa den. Det duger inte att du mejlar ut mötesanteckningar i Word om policyn säger att de ska sparas i en gemensam anteckningsyta i Teams. I medarbetarnas ögon trumfar alltid den närmsta ledarens handlingar eventuella regelverk.
2. Hur vill medarbetare jobba?
Snarare än att utgå ifrån vilka verktyg och kanaler som finns kan det vara smart att ta avstamp i hur verkligheten ser ut och hur medarbetare vill jobba. Bygg regelverket utifrån vad som passar människor, snarare än att försöka pressa in medarbetare i arbetssätt som inte känns intuitiva.
Var nyfiken på hur det ser ut med skugg-IT hos er. Skugg-IT används som samlande begrepp för när medarbetare istället för att använda de verktyg som erbjuds från IT och arbetsplatsen istället väljer att använda andra tjänster på marknaden. Ofta handlar det om gratistjänster som egentligen riktar sig mot konsumenter och därför inte har samma säkerhet som professionella tjänster. Användandet av skugg-IT kan också medföra att verksamhetens data delas med den som tillhandahåller tjänsten utan att medarbetare inser att detta sker.
Ofta handlar det om att medarbetare tycker att det är snabbare och bekvämare att lösa arbetsuppgifter med hjälp av tjänster som de är bekanta med och använder privat. Om medarbetarna skickar dokument via Messenger, eller delar dokument med kunder via ett privat dropboxkonto, är det bra att veta det och ta reda på varför de gör så. Se förekomsten av skugg-IT som ett tecken på att medarbetarna är engagerade och lösningsorienterade och erbjud dem sanktionerade och mer säkra verktyg för att lösa uppgiften.
3. En hållbar vardag
Idag handlar inte en kommunikationspolicy bara om att göra rätt, utan den är en viktig del i skapandet av en hållbar arbetsplats. Kommunikationspolicyn blir ett rådgivande dokument kring hur man kan lägga upp sin vardag. Kanske är det okej att individer väljer att gå igenom mejl på söndag kväll, men att mejlen sedan inte skickas direkt utan schemaläggs att skickas först på måndag morgon för att inte störa kollegornas eller kundernas helgvila.
Många av oss har arbetsuppgifter som kräver fokustid. Om medarbetare behöver blocka tid i kalendern för att kunna jobba ostört måste det finnas en acceptans i organisationen för det.
Nyligen introducerades möjligheten att markera ett meddelande som ”urgent” i Teams. Det innebär att det under tjugo minuter plingar varannan minut hos mottagaren av meddelandet för att påkalla dennes uppmärksamhet. I takt med att nya funktioner kommer i de digitala verktygen behöver en kommunikationspolicy uppdateras. Annars finns en stor risk för ökad stress. I vilka fall är det påkallat att använda alla medel för att nå fram, och i vilka fall är det inte okej? Det måste vara tydligt för alla.
4. Skapa förutsättningar för bra möten
Borde det inte finnas instruktioner för när det är lämpligt att kalla till ett möte, vilka som ska kallas, samt hur de som ska delta på mötet ska förbereda sig så att det blir så effektivt som möjligt? Jo, det borde det! Men så ser det inte ut på de flesta håll.
Du som kallar till ett möte bör tydliggöra vad den som ska delta på mötet förväntas göra före mötet, hur lång tid det beräknas ta, och skicka med en uppmaning att blocka tid i kalendern för att göra det. Du som accepterar möteskallelsen åtar dig att komma väl förberedd till mötet.
Idag är det väldigt många tjänstemän som går från det ena mötet till det andra, särskilt de som arbetar som chef eller mellanchef. Den som kallar till möten kan på ett enkelt sätt underlätta för deltagarna genom att schemalägga 50-minutersmöten så att det finns tid att gå på toaletten, hämta en kaffe och göra en mental omställning inför nästa möte. Då undviker vi dessutom att krocka i dörren med nästa grupp som ska in i samma mötesrum och det finns tid att få ordning på teknik och välkomna deltagare på distans innan mötet börjar.