Virtuellt eller fysiskt möte? Några tips

Se tipsen som generella. Möjligheterna och behoven varierar mellan olika företag. Videoteknik, bransch, storlek, företagskultur och affärsrelationer med länder utanför Sverige är några saker som påverkar valet av mötesform.

Ge personalen konkreta rekommendationer i en mötespolicy.

Läge att träffas på riktigt:

• Uppstart av projekt.
• Nytt team ska lära känna varandra.
• Viktig fråga ska förankras.
• Känsligt ämne där man behöver läsa av varandra.

Läge för videomöte:

• Information, t.ex VD:n berättar om nyheter för personalen.
• Uppföljning, t.ex avstämning i ett pågående projekt.
• Rapportering, exempelvis ett kvartalsbokslut.
• Mer informella möten, kan vara underhåll av en kundrelation.
• Akuta möten.

Hur kan olika avdelningar dra nytta av videomöten?

Försäljningsavdelningen kan ha möten med sina kunder oftare, för att underhålla relationen och få snabbare avslut.

Marknadsavdelningen kan genomföra större evenemang och kampanjer i realtid.

Supportavdelningen kan hjälpa, utbilda och ge support på distans.

Personalavdelningen kan hålla webbseminarier och utbildningar i realtid, både inom och utanför företaget.

Beslutsfattare kan hålla presskonferenser, styrelsemöten, rapporteringsmöten med ledningsgruppen och t.o.m. bolagsstämmor.