Ett effektivare och mer lönsamt arbetssätt

Sänkta resekostnader, effektivare arbetsdagar och minskad miljöpåverkan. Vinsterna med videomöten är enorma, särskilt om ni har många kontor med stor geografisk spridning.

Upp i ottan. Till vilken nytta?

Visst är det bra att träffas ibland, t ex när ni ska starta upp ett projekt eller förankra en viktig fråga i organisationen. Men det finns många tillfällen då ett videomöte går lika bra. Det kan handla om ett avstämningsmöte för ett projekt eller rapportering av kvartalsbokslutet.

Kan ni minska antalet fysiska möten till en rimlig nivå kommer reskostnaderna minska drastiskt. Dessutom försvinner mycket onödig tid i flygplan, vänthallar och trafikköer. Timmar som istället kan läggas på kontoret eller hemma hos familjen.

Det låter som en paradox, men färre fysiska möten kan faktiskt innebära att de långväga kontakterna blir fler. Genom täta videomöten kommer medarbetare på spridda kontor närmare varandra.

Fyra videomötesnivåer:

• 

  Videotelefoni

  När? Dagliga kontakter mellan två personer som känner varandra. Enkelt att använda.

• 

  Webbmöte

  När? Två eller flera personer inom eller utanför företaget. Man kan dela dokument och spela in.

• 

  Videomöte

  När? Vid alla typer av gruppmöten. Bättre bildkvalitet än webbkamera. Lättare med kroppsspråk.

• 

  Telepresence

  När? Vid mindre gruppmöten. Bra ljud och bild i verklig storlek. Nästan som på riktigt.

Gör en mötespolicy

När är det läge att träffas? När funkar ett videomöte eller telemöte? Var kritisk när du skriver ner mötespolicyn. Videomöten fungerar oftast när det handlar om information, uppföljning och rapportering – medan fysiska möten lämpar sig vid uppstart och frågor av svårare och känsligare karaktär.

Ibland är det bra att väga in sociala faktorer. För en modern småbarnsförälder betyder det mycket om så många möten som möjligt läggs på kontoret.

Miljöfrågan är förstås också viktig, för klimatets skull men även affärsmässigt. En bra mötespolicy stärker miljöimagen.

Kombinera mötespolicyn med den mer traditionella resepolicyn för att styra upp rutinerna och öka medvetenheten hos personalen.

När är det läge för videomöte? Några tips »

Läs mer om miljö »

Lösningar för alla mötesbehov

För lite större organisationer med många användare finns en mötesform som ger en närmast fysisk känsla: telepresence. Tack vare stora skärmar och perfekt ljud och bild har det plötsligt blivit möjligt att fatta beslut i svåra frågor, något som tidigare var omöjligt.

I enklare sammanhang fungerar en konventionell rumslösning, där man också kan hitta högupplösta plattskärmar. För flexiblare och mindre möten finns lösningar för den egna datorn.

Läs mer om Telepresence »